Жизнь управленца, кадр 3, коммуникации

Введение

В жизни любого управленца наступает момент, когда вы уже стали лидером в своей команде, и вас уже не столько боятся, сколько уважают, как человека, который завоевал себе авторитет своими решительными действиями и вниманием к команде. Следующий момент, который максимально важен для того, чтобы ваша команда была успешной это коммуникации.

Часто приходилось слышать про управленческие методики, командные разработки, эджайл, и тд и тп, но на практике я столкнулся с тем, что не менее важным чем все методики, описывающие комплексные подходы, является особое внимание к построению коммуникаций в команде.

Проблемы

Прежде всего, я бы хотел определить проблемы для построения системы коммуникаций, которые часто не являются явными:

1) Правила игры должны быть четко понятно и оговорены. Люди в рабочее время должны работать над проектами компании. Любой разработчик очень часто работает над несколькими проектами. Это нормально, я ни в коем случае не против того, чтобы человек зарабатывал у меня в компании и на каких либо фриланс сайтах, или развивал свои проекты. Но я против того, чтобы на свои проекты он тратил мое рабочее время, за которое я ему плачу. Поэтому мне максимально важно, чтобы каждый человек в команде знал правила игры, понимал что можно, что нельзя.

Никогда не надейтесь, что если вы замолчите о проблеме, то она уйдет. Если есть какие либо неоговоренные или неудобные темы их нужно обязательно вскрывать и обсуждать. К примеру, если вас бесит что сотрудники оставляют грязные чашки, или наоборот, вы сами так делаете, а это бесит ваших сотрудников, вам нужно публично обсудить эту проблему и решить что нужно делать. Степень обсуждения, публично, в группе, лично должна определяться в каждом конкретном случае, в зависимости от проблемы.

2) Не бывает не значимых проблем. Поэтому если проблема существует, ее нужно обсудить чтобы выяснить масштаб влияния этой проблемы. Скажем, у вас на кухне постоянно капает из крана вода, для вас это может быть мелочь. А для сотрудников сидящих за тонкой стенкой, это может иметь гигантское влияние.

3) Необходимо сбивать паутину. Если какие то проблемы имеют хронический характер, нужно научится выявлять их причину, и решать их глобально. Скажем если ваши сотрудники постоянно борются за «место под солнцем» (парковка перед офисом), вам нужно обозначить правила игры (см. п.1).

4) Одна голова хорошо, две лучше, а три Змей Горыныч. С чем большим количеством сотрудников вы поделитесь проблемой и о необходимости ее решить, тем больше людей подключиться к ее решению. При этом важно понимать что количество, не должно ухудшать качество. Т.е. когда в решение проблемы вовлечено слишком много людей, то проблема не решается.

Это неявные причины для построения системы коммуникаций в добавок к таким стандартным причинам как:

5) Управление сроками.

6) Управление взаимоотношениями с клиентом.

7) Здоровая атмосфера в офисе.

8) Управление артефактами и конфигурацией.

Решения

1) Самый важный момент при построении системы коммуникаций является самое простое решение. Нужно понимать что система нужна, что необходима тупая, бюрократическая работа, которая неприятна вам, которая непопулярна в современных хакеро-фильмах и тд и тп. Система должна существовать, должно быть описано, по каким вопросам, кто, когда и как должен обращаться.

2) Вы должны ввести правила общения с вами. Да, вы друг всех сотрудников. Вы отличный человек, вы первый руководитель, вы любите шутить с вашими друзьями-сотрудниками, прям душа компании. Но вы порветесь. Вы будете работать по 12 часов в день и ничего не будете успевать, если не сделаете строгих правил общения с вами.

Не забывайте как лидер, вы просматриваете ТЗ, Отчеты об обследовании, когда люди втыкаются в стенку проблем и не могут ее пройти вы помогаете, вы являетесь ментором для сотрудников, помогаете справиться с личными проблемами и тд и тп. Неприятно быть бюрократом. Но.

Вы должны определить время и тип вопросов, которые обсуждаются в это время. Каждый сотрудник должен понимать, что если есть проблема, которую кроме вас никто не может решить, он может обратиться к вам в такое-то время, в такой то день.

Благодаря правилам, вы сможете сами выполнять те задачи, которые требуют именно вашего внимания.

3) Создавайте хендбук. Хендбук это такая книжка, в которой собраны все правила поведения в вашей компании. В ней есть как глобальные бизнес вопросы, скажем как создать тикет, как дать оценку, как читать беклог и тд и тп, так и бытовые вопросы. При этом хендбук должен быть живым и меняться, а не стать неким талмудом (см. п.4).

Не бойтесь стать завхозом, или что над вашим хендбуком будут смеяться, просто описывайте там все, с чем вы сталкивались и как вы решали эти проблемы. Примеры бытовых вопросов в хендбуке. «Кто и как получает место на парковке перед офисом?», «Где брать кофе, сахар, чай?», «Мы курим?», «Маты в офисе?», «Посиделки по вечерам, муви найты и тд», «Романы на работе». Помните мы говорили о том, что не бывает мелких проблем? Вы можете потерять людей из за грязных чашек, можно разбить команду из за неудачного корпоратива.

Будьте честным, говорите обо всем открыто, и проясняйте все вопросы. Хендбук позволяет вам прояснить правила игры для новых сотрудников и обеспечить их легкий вход в коллектив. Запомните, люди любят когда все просто и открыто и не любят когда информация скрыта, и только некоторые старожилы офиса владеют ей.

4) Активно внедряйте открытые инструменты хранения информации. Я не знаю более хорошего решения чем Вики. Правда Вики- Вики рознь и мне очень нравится Confluence от Atlassian. Не важно как вы назовете ваши статьи там, артефакты, курс молодого бойцы или танцы с волками. Важно чтобы в офисе был один центр где хранится информация, которая должна быть доступна всем, в любое время. Если вы открыли офис и у вас нет Вики или ее аналога, вы не будете успешными.

Для управления задачами я предлагаю использовать Jira от Atlassian, которая отлично интегрируется с Confluence. Красиво и удобно представленная информация, является ключевым компонентом успеха проекта.

5) Планерки рулят. Я только против правил типа стендап, ситдаун, пушап и тд и тп. Я считают, что должно быть время, когда все люди могут обсудить вопросы, согласно теме планерки. Заранее должны быть определены тема, место, время обсуждения, тип обсуждения (скайп, телефон, личное), участники и периодичность планерки. Берите для себя время с запасом. Планерки имеют свойство затягиваться, но, если вы сейчас не обсудите проблему, она по любому вылезет потом.

Включите в офисе принцип ОК. Любая проблема должна проходить через Обсуждение и Контроль ее решения (ОК), только если вы обсудили проблему и потом проверили что она решена, она может быть решена. Начало любой планерки обязательно должна начинаться с обсуждения прогресса по вопросам с прошлой планерки.

6) Самые четкие и явные правила должна быть для общения с клиентом. Кто, что и как может обсуждать с клиентом. Запомните, клиенты любят принимать фразы ваших сотрудников за обещания, и потом говорить но вы же обещали. По этому обязательно, явно и четко поясните всем что они имеют право обсуждать с клиентом, если клиент контактирует с ними. Клиенты любят общаться с программистами, поэтому исключить вариант того, что им захочет пообщаться с командой, практически не возможно. Не заставляйте ваших сотрудников выдумывать правила поведения, определите их сами и заранее.

7) Определите границы личного и бизнес общения. И не бойтесь быть друзьями на работе, это круто и приятно. Просто вы должны четко понимать что дозволено на работе, и что дозволено после нее. Не позволяйте панибратству влиять на вашу власть или власть тех, кто управляет вашими друзьями. Личное для пабов, вечеринок и пикников. В офисе все должны четко знать, кто перед кем отчитывается.

8) Строго следуйте правилам. Если вы определили правила, следуйте им. Самый лучший способ коммуникации личный пример. Если вы определили что каждый должен после обеда мыть за собой посуду. Мойте за собой, не позволяйте это делать секретарю или подчиненному. Вы команда, и в этом большая разница между компаний и командой, в команде каждый следует общим правилам и работает на общее благо, в компании есть «особые» люди.

Давайте суммируем мои рекомендации.

1) Коммуникации важны.

2) Определите правила общения с руководством. Управляйте временем руководителя.

3) Четко и ясно определите все правила игры в хендбуке. Профессиональные и бытовые.

4) Используйте Вики и Жиру.

5) Используйте планерки. Обсуждайте вопросы в группах. Принцип ОК — Обсуждение и Контроль.

6) Четко и детально пропишите правила общения с клиентом для всех сотрудников в компании. Вплоть до уборщицы.

7) Разделяйте личное и бизнес.

8) Следуйте вашим правилам.

Я думаю, что если вы построите такую систему, то вы создадите команду, готовую к выполнению сложных и интересных задач.

Автор: undry

Источник ^[1]