Яндекс Трекер: Инструкция. Как создать форму для шаблонизации задач и проектов

Сервис Яндекс Трекер хорошо подходит для управления процессами и проектами, однако сейчас "из коробки" нет решения для шаблонизации задач проектов. Каждый проект нужно заводить с самого начала, что увеличивает время работы с проектами и задачами.

В данной инструкции предложено решение, как с помощью Яндекс Форм, Yandex Cloud Functions и Яндекс Трекера создать инструмент для шаблонов проектов с уже существующими предустановленными задачами по вашим параметрам.

Инструкция по использованию скрипта

Шаг 1. Подготовка к работе

1.1. Убедитесь, что у вас есть доступ к сервису ^[2], где можно создавать и управлять облачными функциями Yandex Cloud Functions

1.2. Получите токен доступа ^[3] и ID организации ^[4] для работы с API. ID организации можно найти в настройках вашего аккаунта.

Шаг 2. Создание формы

2.1. Зайдите в Яндекс Формы ^[5]. Убедитесь, что используете аккаунт для бизнеса

2.2. Создайте новую форму:

• нажмите кнопку «Создать пустую форму»

• задайте название формы;

• настройте внешний вид и параметры формы по своему усмотрению.

2.3. Добавьте вопросы в форму:

• нажмите кнопку «Добавить вопрос» (или плюсик)

• Создайте поле для данных о названии проекта - выберите тип вопроса "Короткий текст", назовите его, например "Название проекта".

• Создайте поле для данных о дате начала проекта - выберите тип вопроса "Дата", назовите его, например "Дата начала проекта"

• Создайте поле для данных о дате окончания проекта - выберите тип вопроса "Дата", назовите его, например "Дата окончания проекта"

• Создайте поле для данных очереди, в которой будут создаваться задачи проекта - выберите тип вопроса "Короткий текст", назовите его, например "Очередь для задач", тут важно добавить примечание, что данные, введённые в это поле должны в точности соответствовать ключу очереди (если очередь называется TEST - то и в поле нужно ввести именно TEST, без пробелов, латинскими буквами)

• Создайте поле для данных о задачах проекта - выберите тип поля "Множественный выбор", назовите его, например "Выберите перечень задач в проекте". Задайте варианты ответа на вопрос - каждый вариант ответа на вопрос будет при выборе будет создаваться задачей проекта.

• Не забудьте опубликовать форму :)

Шаг 3. Создание облачной функции

3.1. Зайдите в сервис ^[6] управления облачными функциями.

3.2. Создайте новую облачную функцию:

• нажмите кнопку «Создать функцию»

• задайте имя функции, например "projects-template"

• выберите язык программирования (в нашем случае — Python);

• Выберите «добавить пример кода» — это поможет указать дефолтные названия файлам, они нам подходят

  

3.3. Вставьте код скрипта в редактор кода облачной функции.

код тут - https://gitlab.com/rodina-tatiana/tracker-progect-and-task-creator ^[1]

3.4. Настройте переменные окружения:

• в настройках функции найдите раздел, связанный с переменными окружения;

• добавьте две переменные:

  • TOKEN — значение: ваш токен доступа;

  • ORG_ID — значение: ID вашей организации.

    

3.5 Создайте сервисный аккаунт (или добавьте существующий)

3.5.1. Если у вас нет сервисного аккаунта - нажмите "создать".

3.5.2. После создания сервисного аккаунта необходимо создать новый ключ

3.5.3. Выберите API-ключ

3.5.4. Укажите права ключа

Должно получиться вот так:

3.6. Укажите сервисный аккаунт в настройках функции
3.7. Сохраните полученные данные, они нам нужны для интеграции в Яндекс Форме.
3.8. Сохраните функцию, после сохранения будет доступна ссылка на функцию, скопируйте её.

Шаг 4. Настройка интеграции формы.

4.1. Перейдите в настройки интагрции форм.
4.2. Добавьте группу действий "API" - Запрос заданным методом"
4.2. В строчку URL вставьте ссылку на вызов функции (из предыдущего шага)
4.3. Укажите Метод запроса - POST
4.4. Далее введите тело запроса:

{
"queue_name": "Ответ на вопрос: Очередь для задач",
"project_name":"Ответ на вопрос: Название проекта!",
"start_date":"Ответ на вопрос: Дата начала проекта!",
"end_date":"Ответ на вопрос: Дата окончания проекта",
"items": ["Ответ на вопрос: Выберите перечень задач"]
}

Должно получиться вот так

4.5 Ниже в заголовки нужно добавить Authorization и токен от сервисного аккаунта, вот так:

Шаг 5. Тестирование

5.1. Заполните созданную форму и отправьте данные.

5.2. Если что-то пошло не так, проверьте:

• правильность заполнения формы;

• корректность токена и ID организации в переменных окружения;

• настройки интеграции формы с облачной функцией;

• логи облачной функции на предмет ошибок.

Как использовать готовый шаблон:

1. Зайти в настройку формы ^[7] и переименовать пункты последнего вопроса в реальные задачи (при необходимости).

2. Заполнить форму ^[8]

3. Отправить форму

Готово!