Что нового в наших процессах: Канбан-доска для сделок

У нас в студии всё, что не визуализировано, — рано или поздно этому подвергнется. Сегодня рассказ о нововведении, которое сделало работу по сделкам прозрачной и украсило скучную стену.

Предпосылки

Перед тем, как проект берется в работу, он проходит через «переговорные» этапы: брифование, обсуждение бюджета и т.п. Всем этим занимается аккаунт-менеджер. У нас два аккаунта и на каждом одновременно «висит» по нескольку десятков проектов.

Владимир Завертайлов, CEO&Founder: Все проекты ведутся в CRM, но там все крайне непрозрачно и пользоваться им для планирования аккаунт-менеджеров — ужасно неудобно. А разрабатывать софт, заточенный под наши процессы — долго. Поэтому для начала мы сделали вот такой «бумажный прототип».

Суть

Прямо за спинами наших аккаунт-менеджеров есть доска (по сути канбан). На доске две главных колонки: «Новые» и «В работе». Еще есть три блока с вот такими иконками-статусами:

Символизируют они «проект удачно продвигается дальше», «проект заморожен», «проект гарантированно не состоится».

Еще есть правая часть доски с планом личных встреч с клиентами, но о ней позже.

За 12 минут до. Клиент обращается в студию. Вместе с аккаунтом они беседуют о проекте и его целях, и уже 12 минут спустя аккаунт может назвать клиенту ориентировочную «вилку» стоимости. Если бюджет устраивает клиента, на него «заводится» вот такая карточка:

Если коротко

Карточки меняют статусы, движутся по доске слева направо —«новые задачи», затем «переговоры», затем один из трех вариантов, о которых ниже.

В идеале каждая карточка должна перейти в Transition (проект передан в работу). В худшем сценарии карточка попадает в «несостоявшиеся проекты». Статус Hold («заморожены», «на паузе») — для проектов, судьба которых пока не ясна.

Доска ежедневно обновляется, конечно же.

Если подробно

1 этап. Клиента устраивает наше предложение. Аккаунт-менеджер назначает дату и время следующего разговора, начинает готовить коммерческое предложение и параллельно заводит новую карточку. В нее на данном этапе можно вписать дату запланированного разговора и поставить галку в поле «вилка подошла».

2 этап. Аккаунт-менеджер отправляет подготовленное коммерческое предложение, где в том числе приводит более детальную смету, чем при первом контакте. В поле «смета отправлена» ставится еще одна галка. Совсем хорошо — если у аккаунта получается подружиться с клиентом в социальных сетях, а абсолютный вин — это когда клиент соглашается на личную встречу. По одной галке в карточке, соответственно.

3 этап. Когда клиент ознакомился с коммерческим предложением и оценкой, и его все устраивает — карточку можно переносить из «новых» в «переговоры». Готово!

4 этап. После того, как переговоры по проекту состоялись, в идеале заключается договор на разработку. Но иногда для договора нужна более детальная оценка (технически сложный или инновационный проект) — тогда он передается руководителю проектов. В обоих случаях карточка приобретает статус Transition («передана в работу»). Если что-то пошло не так, скажем, у клиента финансовые трудности, либо он все еще выбирает подрядчика, карточка получает статус Hold («заморожена») или попадает в несостоявшиеся проекты. По обстоятельствам.

Доска сделок и преимущества, которые мы в ней нашли

Инструмент планирования
Утренние планерки по сделкам проводятся прямо у доски, директором и аккаунтами. На выяснение статусов сделок экономится куча времени.

100% визуальность
У сделок нет шансов «потеряться», а у клиентов — остатьcя без внимания аккаунт-менеджера (у которого, на минутку, мозг ^[1] порой разрывается между сотней задач).

Органайзер для аккаунта
По любой из сделок можно выяснить ее текущее состояние, вспомнить запланированные дела по каждой, понять общую картину. Буквально с первого взгляда, да

Инструмент для краткосрочных прогнозов
На каждой карточке есть цветная кнопка. Зеленая означает «сделка состоится почти наверняка». Желтая значит «клиент размышляет и выбирает». Красная — «сделка с большой вероятностью не состоится». Окинув взглядом доску, можно понять, сколько примерно проектов назревает и предварительно зарезервировать ресурсы на разработку.

Интегрированный планировщик встреч :)
В правой части доски находится график личных встреч с клиентами — он заполняется в течение двух недель работы. Для нас это удобно потому, что большая часть клиентов — в Москве, и руководитель бывает там примерно раз в две недели. Итого на момент московской «командировки» у него на руках есть 2 полностью распланированных дня встреч.

Валерия, аккаунт-менеджер: Началось все со страха — в один чудесный понедельник на планерке мы просидели около часа, Владимир нервничал, не понимая, когда заявка пришла и какой у нее статус сейчас. Ему было страшно планировать, мне — планироваться. Представляете, 83 лида. Каждый открыть, обсудить, проставить статус, закрыть, запланировать следующий шаг в календарь. Решили в срочном порядке упрощать эту процедуру и визуализировать весь наш входящий поток. Вот так чтобы — раз, посмотрел на доску и сразу понял, что к чему. Что получили в итоге? Время сократилось до 15-30 минут (зависит от количества лидов на настоящий момент), быстрый и простой контроль заявок. В сто раз удобнее и проще встать, передвинуть карточку в следующий столбец, чем редактировать данные в CRM.

Автор: zevvssibirix

Источник ^[2]