- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Одним из самых важных факторов успеха или провала ИТ-проекта является коммуникация. Эффективная коммуникация может оказаться непростой задачей, особенно когда в проект вовлечено много специалистов с различным опытом работы, уровнем ответственности и полномочиями. Проблема усугубляется, когда вовлеченные в проект участники принадлежат к разным организациям с разными стилями работы.
Эффективная коммуникация имеет место, когда информация доставлена, при неизменном значении содержимого для принимающей стороны, как и для отправляющей, а также инициирует ожидаемое действие.
Представим несколько сценариев. Вы наверняка вспомните похожие из собственной практики:
Как мы видим, эффективная коммуникация критически важна. Без этого возникает масса проблем: потерянное время (что означает потерянные деньги), плохой код, неэффективная разработка ПО, задержки и продукты, которые не соответствуют ожиданиям. Подвергается риску репутация компании и доверие пользователя.
Вовлеченные в процесс сотрудники могут чувствовать, что их время не ценят, что приводит к фрустрации.
В данной статье я поделюсь наблюдениями, почерпнутыми мной в ИТ проектах за три года. Как тимлид разработки, я работал с порядка 30 сотрудниками разных профессий: разработчики, тестировщики, системные администраторы, дизайнеры, специалисты по юзабилити, руководители проектов и сотрудники на стороне клиента. Работая в подобном окружении, я идентифицировал основные препятствия на пути к эффективной коммуникации.
Я также был вовлечен в разработку техник для преодоления таких препятствий. Большинство проблем и контрмер мы обсудим применительно к работе в команде, но и фрилансеры могут найти пользу в данной информации для работы с клиентами и партнерами.
Эффективная коммуникация экономит деньги, время и трудозатраты, и происходит это, когда выполняются следующие требования:
Правильная коммуникация ведет к следующим достижениям:
Эффективная коммуникация в ИТ проектах можно коротко описать тремя словами: явность, отслеживаемость, читаемость.
E-mail является основой коммуникации в основной массе организаций. Удивительно, что многие люди до сих пор не умеют пользоваться данным инструментом правильно.
Тема письма – это первая строка, которую увидит адресат. Тема должна быть краткой и объяснять общий смысл письма. Адресату может понадобиться обратиться к письму в будущем, возможно через недели или месяцы. Поэтому тема сообщения должна четко содержать название проекта (включая название заказчика, для некоторых организаций) и собственно предмет разговора.
Конечно, не каждый предмет разговора можно соотнести с каким-либо проектом – в этом случае, приложите максимум усилий, чтобы сделать тему письма понятной. Примите во внимание тот факт, что вы можете работать над одним проектом для компании и тема «ACME Corp: Новые картинки» может хорошо звучать для вас, но в отделе маркетинга может идти работа над несколькими проектами для данной организации, и каждый проект включает «Новые картинки».
Далее приведены несколько удачных тем сообщений:
«Ники» для заказчиков и проектов, значок-сепаратор – все это должно быть согласовано со всеми вовлеченными в проект. Далее все участники проекта могут настроить фильтры в почтовых клиентах под каждый проект. Это особенно важно для менеджеров, получающих сотни почтовых сообщений.
Далее приведены несколько действительно неудачных заголовков для писем:
Особенно, если последний заголовок относится к письму, содержащему важную проектную документацию. К сожалению, в жизни так бывает…
Понятный заголовок письма быстро сообщает адресату содержание сообщения и дает понимание, насколько срочно нужен ответ и в каком виде. Для этой цели, не нужно менять тему на протяжении всей переписки («Кстати, насчет той задачи…» — путь в никуда). Либо смените заголовок, либо напишите отдельное письмо.
Поля “To” и “Cc” помогают различить действительных адресатов сообщения и тех, кто просто должен быть проинформирован без необходимости предпринимать какие – либо действия. Как правило, адресат из поля “To” должен прочитать и возможно, ответить, в то же время для адресата поля “Cc” достаточно просто прочитать сообщение.
Часто менеджеры хотят быть информированными, в том числе и о делах, за которые не несут прямой ответственности, и они могут сконфигурировать почтовые фильтры таким образом, чтобы просматривать такие сообщения время от времени. Не ставьте в “Cc” кого-то, от кого ожидаете ответа.
Последнее правило, возможно, спасительное – все отражать в проекте письменно. Люди имеют обыкновение забывать договоренности, сделанные по телефону или устно на совещаниях. Также вполне возможно, и другие формы коммуникации, кроме e-mail, могут быть полезны в проекте. Мы обсудим это в дальнейшем.
После звонка или собрания, запишите все и разошлите всем вовлеченным. Таким образом, вы ничего не упустите.
Автор: OKComputer
Источник [1]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-proektami/65934
Ссылки в тексте:
[1] Источник: http://habrahabr.ru/post/231091/
Нажмите здесь для печати.