- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Для чего нужна оптимизация бизнес-процессов – очевидно. На всякий случай, еще раз напомню – для того, чтобы зарабатывать больше денег. Как зарабатывать больше денег? Первое – больше продавать (товаров, работ, услуг). Второе – меньше тратить. Как организации зарабатывают деньги? Первый способ – реализуя проекты. Второй способ – исполняя процессы. В этой статье мы рассмотрим второй способ.
Что такое «процесс» (или «бизнес-процесс», хотя многие, особенно некоторые чиновники, не любят этот термин, утверждая, что у них нет бизнеса, поэтому нет и бизнес-процессов)? Процесс (согласно Википедии) – устойчивая и целенаправленная совокупность взаимосвязанных действий, которые по определенной технологии преобразуют входы в выходы для получения заранее определенных продуктов, результатов или услуг, представляющих ценность для потребителя. Главное, что отличает процесс от проекта – это то, что он повторяется из раза в раз по одной и той же схеме. Это свойство процессов и позволяет их «оптимизировать».
Для того, чтобы что-то улучшить – это, для начала, надо измерить. Для бизнеса лучше всего измерять «в деньгах». С учетом обозначенных выше целей, процессы имеют следующие «измерения»:
Что мы можем сделать, чтобы повысить эффективность процесса? Предложить его альтернативный вариант (совокупность взаимосвязанных действий), который позволит преобразовывать входы в выходы с большей производительностью и/или меньшими затратами.
Как найти такой «правильный» вариант? Конечно же, придумать его самим. Однако, тут нам нужен софт, который позволит «быстренько» создать модель текущего процесса и на основании этой модели автоматически рассчитать его производительность и себестоимость. Потом поиграть в «Что, если?», создать несколько альтернативных вариантов модели процесса и точно также автоматически рассчитать производительность и себестоимость каждого варианта. Дальше выбираем лучший вариант и внедряем выбранную модель на практике.
Какой софт может помочь нам это сделать? Например, следующий:
Однако, если бы предлагаемая мною методика требовала подобных финансовых и временных затрат, то название статьи не начиналось бы с фразы «Простая методика …». Целью статьи является предложить действительно простой и доступный для «продвинутых пользователей», небольших компаний и индивидуальных предпринимателей подход к оптимизации бизнес-процессов.
Поэтому в нашей методике мы будем использовать простой, бесплатный и доступный для скачивания продукт Bizagi Process Modeler [1]. А оптимизироваться мы будем на примере процесса «Обработка заказа в интернет-магазине», который является основным бизнес-процессом любого интернет-магазина. Ну а то, насколько распространен бизнес интернет-торговли, вы и сами прекрасно знаете.
Предлагаемая методика оптимизации бизнес-процесса состоит из последовательности следующих шагов:
Ниже каждый из шагов описывается более подробно.
Итак, приступим! Сначала нам необходимо придумать экономическую модель самого верхнего уровня, которая позволит нам на основании значений входных параметров рассчитать показатели эффективности нашего процесса для различных сценариев и, тем самым, сравнить их между собой с целью выбора наилучшего.
Наша экономическая модель будет включать в себя следующие элементы:
Для сведения всего воедино будем использовать Excel.
На картинке выше в строках представлены параметры и показатели экономической модели, в столбцах – различные рассматриваемые сценарии, а в ячейках – значения данного параметра или показателя для данного сценария.
Целью настоящей статьи является демонстрация универсальной методики оптимизации процессов, а не экономика интернет-магазинов, поэтому здесь и далее я не буду подробно останавливаться на назначении и формуле расчета каждого показателя, тем более, что для большинства показателей они довольно очевидны.
Важным моментом является то, что значения некоторых показателей в таблице выше на данном этапе не могут быть заполнены. Например, мы не можем рассчитать маржинальную прибыль в месяц, поскольку не знаем какое количество из 300 поступивших заказов будут успешно отгружены и оплачены клиентом. Для того, чтобы получить эту информацию нам необходимо в дополнении к экономической модели создать модель бизнес-процесса «Обработка заказа в интернет-магазине», затем исполнить (симулировать) данный процесс в Bizagi Process Modeler в соответствии с разработанной моделью 300 раз и посмотреть, что получается в результате.
Для создания модели процесса запускаем Bizagi Process Modeler. По-умолчанию у нас сразу откроется новая пустая BPMN-диаграмма. Сохраним ее в файл с именем, соответствующим названию бизнес-процесса, который мы оптимизируем — «Обработка заказа в интернет-магазине».
Дальше рисуем бизнес-процесс в варианте «как есть», используя графические элементы нотации BPMN, представленные в левой вертикальной панели окна программы. Элементов тут довольно много, однако, в большинстве случаев любой бизнес-процесс с разумной долей упрощения можно представить с помощью всего шести:
Наш бизнес-процесс может быть представлен следующим образом с использованием этих шести операций.
Рисование такой схемы в Bizagi Process Modeler не представляет особых сложностей, интуитивно понятно и похоже на создание аналогичных схем в Microsoft Visio или других визуальных графических редакторах схем.
Сформированная модель процесса «как есть» уже сама по себе полезна, поскольку наглядно представляет собой «суть происходящего» для широкого круга заинтересованных лиц. Однако, наши цели идут гораздо дальше — анализ и оптимизация данной модели с последующим внедрением лучшего варианта вместо текущего в «реальной жизни», поэтому продолжим.
Теперь нам необходимо задать временные и стоимостные характеристики отдельных операций процесса, на основании которых Bizagi Process Modeler посчитает нам показатели производительности и себестоимости процесса в целом.
Настройка и симуляция моделей процессов в Bizagi Process Modeler происходит в интерфейсе «Simulation View», который открывается по нажатию одноименной кнопки на Ribbon-панели «Home».
В самом «Simulation View» предусмотрено 4 уровня глубины анализа, однако, для наших целей потребуется самый глубокий (4-й) уровень (анализ с учетом календарей рабочего времени ресурсов).
Итак, для настройки временных параметров выделяем операцию на схеме и щелкаем мышью на иконке «будильник». После этого у нас отрывается окно временных параметров данной операции.
Для каждой операции мы можем задать:
При указании характеристик операций используем усредненные значения на основании нашего опыта и здравого смысла, т.к. понимаем, что любая модель отражает действительность лишь с той или иной точностью. При желании можем задать функцию распределения вместо точного значения (нажимать на кнопку с графиками справа), однако, в нашем примере это не будет использоваться.
Настройка календарей рабочего времени производится в окне «Calendars», открывающегося по нажатию одноименной кнопки на Ribbon-панели в «Simulation View».
Для нашего случая принимаем, что наш интернет-магазин работает 7 дней в неделю с 10-00 до 20-00 (10 часов) без перерыва на обед и настраиваем соответствующий календарь.
Ресурсы – это сотрудники нашего интернет-магазина, которым надо платить зарплату: менеджеры, курьеры и кладовщик. Мы можем определить виды ресурсов (должности в нашем примере), задать общее количество имеющихся у нас ресурсов каждого вида и их стоимость (фиксированную или зависящую от потраченного времени).
В исходной ситуации «КАК ЕСТЬ» у нас 1 менеджер и 1 курьер. Кладовщик у нас работает за фиксированную месячную зарплату (независимо от количества отгруженных заказов и потраченного на это времени), поэтому в качестве субъекта симуляции процесса он нас не интересует – мы уже учли его зарплату в сводной таблице в разделе «Постоянные издержки».
Создаем ресурсы и задаем имеющиеся у нас их количества на вкладке «Availability» (в окне «Resources», которое открывается по одноименной кнопке).
Менеджер у нас работает с почасовой ставкой 300 рублей. Курьер получает деньги за каждую доставку вне зависимости от ее длительности – 200 рублей. Задаем описанные условия использования ресурсов на вкладке «Costs».
Для привязки ресурсов к операциям процесса мы должны указать необходимые ресурсы для каждой операции процесса.
Наконец, нам надо учесть транспортные расходы курьера при осуществлении доставки (50 рублей), которые у нас идут отдельной строкой в общей таблице. Укажем их в качестве стоимости операции «Доставка заказа покупателю» (симулятор автоматически прибавит их к стоимости необходимого для данной операции ресурса «Курьер»).
Все вместе это позволит в дальнейшем (при симуляции) ответить на следующие вопросы:
Далее задаем оценочные вероятности того или иного варианта развития события на «развилках» — элементах модели процесса «ИЛИ-ИЛИ».
Последнее, что нам осталось настроить – это параметры запуска экземпляров процесса:
Вуаля, нажимаем на кнопку «Run». Открывается новое окно симуляции и в нем нажимаем «Start». Процесс пошел в прямом смысле этого слова!
Симулятор нам показывает в online:
По завершении отработки заданного количества экземпляров процесса симулятор предложит нам просмотреть результаты.
В дополнении к уже перечисленным выше сведениям здесь мы можем дополнительно увидеть:
Для удобства сохраним результаты симуляции в Excel, нажав на кнопку в левом нижнем углу окна с результатами.
То, что нам посчитал симулятор – это «полуфабрикат». Для выполнения финальных расчетов и принятия решений перенесем результаты симуляции в нашу сводную таблицу – заполним пустые ячейки, выделенные желтым, которые мы не могли заполнить ранее. Белые ячейки в разделе «Показатели эффективности» являются достаточно очевидными функциями от значений в разделе «Параметры сценария» и введенных нами результатов симуляции, поэтому рассчитываются по формулам непосредственно в Excel.
Что скажем? Мы «в минусах», т.е. терпим убытки (-40.875 руб. каждый месяц). Но, не все так плохо. Важно то, что маржинальность заказа (1.000 руб.) существенно больше себестоимости его обработки (520 руб.). А это значит, что мы начали заниматься оптимизацией не зря :)
Также видим, что наши ресурсы большую часть времени не работают.
Выводы:
Итак, мы увидели, что в варианте 1 (КАК ЕСТЬ) у нас элементарно мало заказов.
Что делаем? Устраиваем мозговой штурм, вырабатываем альтернативные варианты действий, создаем новые сценарии и симулируем их в Bizagi, рассчитываем их экономические показатели в соответствии описанным выше подходом.
Для создания нового сценария в Bizagi открываем окно «Manage scenarios» по ссылке в выпадающем меню кнопки «What-If Analysis». В этом окне создаем новый сценарий посредством копирования существующего.
Затем выбираем созданный сценарий по ссылке в выпадающем меню кнопки «What-If Analysis» и вносим необходимые изменения.
А теперь, собственно, альтернативы.
Основные идеи и допущения:
Изменения в сценарий:
Экономические показатели:
Что видим:
Выводы:
Основные идеи и допущения (дополнительно к варианту 2):
Изменения в сценарий (дополнительно к варианту 2):
Экономические показатели:
Что видим:
Выводы:
Основные идеи и допущения (дополнительно к варианту 3):
Изменения в сценарий (дополнительно к варианту 3):
Экономические показатели:
Что видим:
Выводы:
Основные идеи и допущения (дополнительно к варианту 3):
Изменения в сценарий (дополнительно к варианту 3):
Экономические показатели:
Что видим:
Выводы:
Основные идеи и допущения (дополнительно к варианту 3):
Изменения в сценарий (дополнительно к варианту 3):
Экономические показатели:
Что видим:
Выводы:
Наконец, просто взглянем на все рассмотренные варианты вместе.
Выбор оптимального варианта, на самом деле, не такая тривиальная задача, как может показаться на первый взгляд. Все зависит от бизнес-стратегии нашего интернет-магазина и текущих бизнес-целей, сформулированных в ней.
Например, если сейчас нам надо захватить максимальную долю рынка и нарастить свою базу покупателей, рассчитывая на их лояльность при осуществлении последующих покупок, то оптимальным является «Вариант 3», поскольку именно он обеспечивает максимальное количество заказов при приемлемом качестве (время исполнения заказа) и чистой прибыли (на грани себестоимости).
Если нам нужно добиться максимального финансового результата в условиях ограниченного количества ресурсов (например, менеджеры и курьеры используются сразу несколькими нашими магазинами), то оптимальный — «Вариант 4.3», т.к. он обеспечивает максимальную чистую прибыль и отличное качество при минимальной загрузке ресурсов.
Однако, мы допустим, что нам важнее всего общий объем чистой прибыли. Поэтому, для нас оптимальный – «Вариант 4.1».
Некоторые моменты в этой статье были намеренно упрощены мной для уменьшения ее объема и сложности. Однако, сам описанный подход поможет предпринимателям, менеджерам и консультантам быстро решать довольно сложные задачи оптимизации бизнес-процессов без применения для этого сложных и дорогих инструментов, что и являлось целью статьи.
Дополнительные материалы:
Автор: it_analitik
Источник [6]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-proektami/68641
Ссылки в тексте:
[1] Bizagi Process Modeler: http://www.bizagi.com/en/products/bizagi-process-modeler
[2] Ссылка для скачивания Bizagi Modeler: http://www.bizagi.com/en/bpm-suite/bpm-products/modeler
[3] Файл Bizagi Modeler со схемой процесса и сценариями, описанными в статье: http://www.kholodkov.ru/files/bp-optimization-example.bpm
[4] Файл MS Excel со сводными данными: http://www.kholodkov.ru/files/bp-optimization-example.xlsx
[5] Мой сайт по IT-консалтингу: http://www.kholodkov.ru/
[6] Источник: http://habrahabr.ru/post/235085/
Нажмите здесь для печати.