Как я учился пользоваться системами постановки задач

в 11:14, , рубрики: gtd, метки:

image

Я полагал, как и многие из вас, что программа или система для постановки личных задач должна быть одна и в ней все на свете. Довольно долго я гонялся за идеальной системой. Читал пару книг про тайм-менеджмент, читал GTD. Начинал вести свои задачники с блокнотов, тетрадок, потом перешел в электронные пространства, и там стал записывать все то же самое, но уже в Notepad и Word. Время шло, и ко мне стали попадаться веб-версии календарей и постановок задач.

Параллельно с этим стало понятно, что если ставишь задачи, то лучше иметь эту штуку (в которую ставишь задачи) при себе — ведь можно на ходу вспомнить, что делать, а пока дойдешь до компа — уже все забыть. Какое-то время я использовал систему: если подумал, то ставишь будильник на телефоне, чтобы прозвенел через час. Приходишь домой, все забыл и тут будильник — и ты такой пытаешься вспомнить, что он должен означать.

Потом появились смартфоны. Там просто заметки есть, как минимум. А также доступ к почте — что было краеугольным камнем моего тайм-менеджмента. Потом там стали появляться приложения про постановку задач. Потом эти приложения стали синхронизироваться с теми, что были в вебе и на компе.

Мне кажется маловероятным — сделать идеальную программу на этот счет, но все пытаются. Чем больше она учитывает, тем менее она удобна и, соответственно, тем меньше ей пользуются — а значит она не работает. Вот в такой дилемме живут те, кто пытается организовать наше время через ПО. Возможно, именно поэтому раз в полгода в блогах про стартапы и мобильные приложения мы читаем про новое мега-приложение или про «очень простое и удобное». Короче, таких тем много, выбрать из них что-то трудно, каждый сходит с ума как может. Но это было только вступление.

Про что я, собственно?

В море того, что хочется записывать и планировать, можно выделить некоторые аспекты, например: задачи, заметки, справочная информация. Если разбираться, то задачи они тоже не просто задачи, а бывают:

— Сделать именно в такой-то день и час
— Вспомнить об этой задаче в такой-то день и дальше запланировать конкретно
— В принципе сделать задачу, не в какой-то конкретный срок, а как текучка

Те, кто прочитал GTD Дэвида Аллена, тот знает, что и обрабатывать входящие задачи/заметки/справки можно по системе, как с письмами, об этом чуть ниже. Потом эти читатели узнают, что есть компьютерная программа, сделанная по методике GTD — и срочно пользоваться именно ей. Вот в этом месте хотел бы поделиться своим опытом: почитав GTD, я сделал вывод, что и не надо иметь одну программу на все, главное, чтобы выполнялась система. В итоге я пользуюсь 2-3 программами.

Дальше пойдет конкретика, но если я пишу про GTD, а вы не в теме, что это такое или считаете, что это не для вас и, соответственно, все что я пишу — тоже, то это не так. Дайте шанс :)

Я поделил все свои задачи на несколько видов. Делил я их не теоретически или «по книжке», поделил по факту — какая практика сложилась, такое деление и произошло, а именно:

— Задачи на сегодняшний день, или ближайшие дни, которые надо сделать. Причем задачи обязательные, от которых нет возможности отвертеться (ставлю в «Due», см. ниже)
— Задачи в конкретный день и время (ставлю в «Due» или iCal)
— Задачи, про которые «надо вспомнить ближе к такому-то числу» (iCal или Omnifocus)
— Текучка (Omnifocus)
— Заметки (Omnifocus или родное приложение «Заметки»)
— Справочная инфа (Omnifocus)
— Отдельно пароли (Omnifocus или 1Password)

При этом есть правило: если не знаешь куда ставить — кидай во «Входящие» Omnifocus.

И сразу еще пару правил, для тех, кто плохо помнит/не читал GTD:

1. Не знаешь как начать задачу или долго не можешь приступить — поставь простую задачу типа «Прочитать первую страницу выдачи гугла на заданную тему». В общем, начни хоть с чего-нибудь. Дальше втянешься.
2. Задачники нужны, чтобы не забивать себе голову. Поставил в одном задачнике — стирай в другом. Записал хоть куда-нибудь — перестань переживать за эту задачу.

Дальше пройдусь по конкретным решениям, что я привел выше.

Due.

image

Об этом стоит больше всего рассказать. Due дает возможность поставить на конкретное число и время. В Due задачу можно откладывать одним нажатием на 10 минут, или на 1 час, или на 1 день. В Due можно ставить задачу на одно из времен дня (утро, день, после работы, вечер). Можете эти времена задавать сами. В Due можно задачу циклить, чтобы она повторялась каждый 1 день, или каждые 2 дня или какой угодно период, выбирайте сами.

При этом если время задачи пришло, то Due цыкает как трамвай, деликатно так. А если через минуту с этим ничего не сделали, то снова также цыкает. А потом снова и снова, пока что-нибудь с этим не сделаешь. Не отвертеться.

Due — приложение для iPhone, платное, блин. Для Android, к сожалению, не нашел. Делайте свое такое же как Due для Android :)

Omnifocus.

image

Программа для мака, айфона, айпада, сделана по системе GTD.
Есть еще Things, как мощный конкурент, но я в свое время выбрал Omnifocus, как минимум из-за этого, что у него синхронизация через Интернет была. Для Windows тоже есть полно своих GTD-app: habrahabr.ru/post/114841/

Еще у Omnifocus по сравнению с Things было преимущество в «монструозности». Я имею ввиду, что она была посложнее, чем Things, как бы более серьезная. Пропользовав почти 2 года могу сказать, что теперь подумываю о более простых, но более действенных вариантах. Omnifocus дает систему, но не «заставляет» тебя что-нибудь с этим делать. А надо чтобы «заставлял». Однако, довольно плотная интеграция в систему, несколько очень полезных hot key — очень удобно. Интеграцию с почтой так и не осилил.

iCal или 1Password.

Тут все понятно: 1Password — программа для хранения паролей с удобным hot key на маке, а iCal — календарь, синхронизированный с вебом, гугл-календарем и мобильными устройствами.

Что интересного из этой серии видел еще.

Про главное рассказал, теперь размышления на тему. Меня всегда интересовала проблематика — надо автоматизировать и систематизировать деятельность с корзиной, куда складываются входящие задачи. Очень интересное, что я видел из этого: Mailbox для iOS. Удобная работа с входящими письмами с целью всегда оставлять пустой почтовый ящик. Там письмо можно отложить, удалить, архивировать, положить в конкретный список. Очень не хватает десктоп-клиента.

Сейчас частенько этой корзиной становятся соц. сети и личные сообщения в ней. Т.е. тут я могу попасть впросак с пользователями Хабра, они обычно люди системные настолько, что «для писем у них почта», но я знаю просто целые пласты людей, которые личную и деловую переписку ведут в соц. сетях. Вконтакте даже сделало небольшой шаг навстречу — сделали возможность отмечать важные сообщения. Какая-никакая, а уже фильтрация.

На Facebook есть почтовый адрес, письма на который приходят в личные сообщения. Верно и обратное. У Вконтакте только в одну сторону работает. В общем, уверен, что с входящей информацией через соц. сети можно как-то более системно работать. Если бы, скажем Gmail сделало какой-нибудь спец. ящик для пользователей Facebook с теми возможностями, что есть у Гугла — уже был бы прогресс.

Очевидными «корзинками» для входящих задач являются телефонные звонки и смски. В случае с андроидом это можно решить на системном уровне, как я понимаю, в случае с iOS — надо ждать самого Apple. Представьте, вам позвонили, поговорили, после разговора предлагается закинуть одной кнопкой во Входящие с именем, временем и продолжительностью звонка. По этим данным уже можно разобраться, что надо записать. С смской еще проще, там текст смс становится примечанием заметки.

Если есть мнения по этим и другим вопросам организации дел и времени, будет интересно услышать мнения )

Автор: atos42

Источник


* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js