«Как перестать гореть», или о проблемах входящего потока информации современного человека

в 9:01, , рубрики: ITSumma, Блог компании ITSumma, развитие, таймменеджмент, управление, управление персоналом

«Как перестать гореть», или о проблемах входящего потока информации современного человека - 1

В 20-м веке жизнь и работа людей шли по плану. На работе (упрощая — можно представить завод) у людей имелся четкий план на неделю, на месяц, на год вперед. Упрощая: тебе надо выпилить 20 деталей. Никто не придет и не скажет, что деталей теперь надо выпилить 37, а кроме того, написать статью с размышлениями о том, почему форма этих деталей именно такая — и желательно вчера.

В обыденной жизнь людей было примерно так же: форс-мажор был реальным форс-мажором. Нет сотовых телефонов, тебе не может позвонить друг и попросить «срочно приехать помочь решить проблему», ты живешь на одном месте практически всю жизнь («переезд как пожар»), а помочь родителям вообще думал «приехать в декабре на неделю».

В этих условиях сформировался культурный код, где ты чувствуешь себя удовлетворенным, если выполнил все задачи. И это было реально. Невыполнение всех задач — отклонение от нормы.
Сейчас все иначе. Орудием труда стал интеллект, и в рабочих процессах необходимо его использовать в разных ипостасях. Современный менеджер (особенно топ-менеджер) проходит через десятки задач разного типа в течение дня. А главное — управлять количеством «входящих сообщений» человек не может. Новые задачи могут отменить старые, изменить их приоритет, изменить саму постановку старых задач. В этих условиях сформировать заранее план и потом его выполнять поэтапно практически невозможно. Ты не можешь на прилетевшую задачу «у нас срочный запрос от налоговой, надо ответить сегодня, иначе штраф» сказать «запланирую на следующую неделю».

Как с этим жить — чтобы оставалось время на жизнь вне работы? И можно ли применить какие-то рабочие алгоритмы менеджмента в повседневной, бытовой жизни? 3 месяца назад я кардинальным образом поменял всю систему постановки задач и контроля за ними. Хочу рассказать, как я к этому пришёл и что в итоге получилось. Пьеса будет в 2 частях: в первой — немножко про, если так можно выразиться, идеологию. А вторая — целиком про практику.

Как мне кажется, проблема для нас заключается не в том, что задач стало сильно больше. Проблема в том, что наш социально-культурный код до сих пор настроен на выполнение «всех задач, запланированных на сегодня». Мы переживаем, когда планы ломаются, переживаем, когда мы не выполняем все, что было запланировано. При этом в школы и университеты до сих пор функционируют в рамках прежнего кода: есть заданный набор уроков, есть четко запланированные домашние задачи, и у ребенка формируется в голове модель, которая предполагает, что жизнь и дальше будет такой. Если представить себе жесткую версию, то в жизни, на самом деле, у тебя на уроке английского начинают говорить про географию, второй урок вместо сорока минут занимает полтора часа, третий урок отменяется, а на четвертом посреди урока тебе звонит мама и срочно просит купить и принести домой продукты.
Этот социально-культурный код заставляет человека надеяться, что можно поменять входящий поток — и именно таким образом наладить свою жизнь, а жизнь, описанная выше — ненормальна, ведь в ней нет четкого плана.

Это и есть основная проблема. Нужно осознать и принять, что мы не можем управлять количеством входящих сообщений, мы можем управлять только тем, как мы к этому относимся и как мы, собственно, обрабатываем входящие сообщения.

Не стоит переживать по поводу того, что прилетают все новые и новые запросы на изменения планов: мы больше не работаем на станках (за редким исключением), письма не ходят по месяцу (да, я оптимист), а стационарный телефон стал анахронизмом. Стало быть, нужно менять процесс обработки сообщений, а текущую жизнь принять такой, какая она есть, и осознать, что прежний социально-культурный код не работает.

Что же мы можем сделать, чтобы стало легче? Очень сложно «сделать хороший сайт», но с четким техническим заданием (или хотя бы просто с более четким описанием поставленной задачи) добиться правильного результата (да и вообще, добиться хоть какого-то результата) становится сильно проще.

Лучший пример свой, поэтому попробую декомпозировать свои желания. Мне однозначно понятно, что не так происходит с обработкой жизненных и рабочих планов: сейчас «плохо», а я хочу, чтобы стало «хорошо».

Что такое «плохо» и «хорошо» на «высоком» уровне декомпозиции?

Плохо: я ощущаю беспокойство из-за неуверенности, что смогу сделать все, что пообещал сделать другим людям или себе, расстраиваюсь из-за того, что никак не могу добраться до дел, которые давно запланировал, ведь их приходится откладывать либо из-за горящих задач, либо к ним слишком сложно подступиться; не могу заниматься всем, что интересно, так как большую часть времени отнимают работа и быт, плохо из-за того, что не могу уделять время семье и отдыху. Отдельный пункт: я не нахожусь в режиме постоянного переключения контекста, от чего, во многом, происходит все перечисленное выше.

Хорошо: я не ощущаю беспокойства, потому что знаю, чем я буду занят в ближайшее время, отсутствие этой тревоги позволяет более качественно проводить свободное время, я не ощущаю регулярное чувство усталости (слово “постоянное” для меня не подходит, оно именно регулярное), мне не приходится дергаться и переключаться на любые входящие коммуникации.

В целом, многое, что я описал выше можно описать простой фразой: «снижение неопределенности и неизвестности».

Таким образом, техническим заданием становится что-то в духе:

  • Модификация процесса обработки входящих задач — так, чтобы контекст переключался.
  • Работа с системой постановки задач — так, чтобы хотя бы текущие дела и идеи не забывались и когда-нибудь были обработаны.
  • Урегулирование предсказуемости завтрашнего дня.

Прежде, чем что-то менять, я должен понять, что я могу изменить, а что нет.

Сложная и огромная задача состоит в том, чтобы понять и признать то, что сам входящий поток я изменить не могу, и этот поток — часть моей жизни, в которой я оказался по доброй воле; плюсы такой жизни перевешивают минусы.

Возможно, вам, на первом уровне решения проблемы, стоит задуматься: а хотите ли вы вообще того места в жизни, в котором оказались, или хотите чего-то другого? И если вам кажется, что хочется чего-то другого, то, возможно, параллельно стоит проработать именно это с психологом/психоаналитиком/психотерапевтом/гуру/называйте их любыми именами — вопрос этот настолько глубокий и серьезный, что заходить сюда я не буду.

Итак, я нахожусь там, где я нахожусь, мне нравится, у меня компания в 100 человек (я всегда хотел заниматься бизнесом), я занимаюсь интересной работой (это взаимодействие с людьми, в том числе для достижения рабочих целей — а мне всегда была интересна «социальная инженерия» и технологии), бизнес построен на «решении проблем» (а мне всегда нравилось быть «фиксером»), мне хорошо дома. Мне тут нравится, за исключением «побочек», перечисленных в части «плохо».

В условиях того, что такая жизнь мне нравится, я не могу изменить (за исключением делегирования задач, о чем ниже) входящий поток, но могу изменить его обработку.
Каким образом? Я сторонник концепции, что идти надо от меньшего к большему — сначала решить самые наболевшие, при этом решаемые простыми изменениями проблемы, и шагать к бОльшим изменениям.

Все изменения, которые я сделал, можно свести к трем направлениям; перечислю их от простых (для меня) изменений к сложным:

1. Обработка и сохранение задач.

Я никогда нормально не мог (да и сейчас не могу) вести бумажные ежедневники, записать и сформулировать задачу — очень сложное для меня дело, а регулярно сидеть в каком-то таск трекере — так совсем тяжело.

Я это принял, и моей основной концепцией было то, что дела, которые есть у меня в голове — самые важные.

Обработка задач у меня происходила в таком режиме:

  • задача, про которую помню — выполнить, как дойдут руки;
  • входящая задача — если делается быстро, выполнить сразу как получил, если делается долго — пообещать, что сделаю;
  • задачи, про которые забыл — сделать только тогда, когда про них напомнили.

С этим более-менее нормально жилось какое-то количество времени, пока «задачи, про которые забыл» не превратились в проблему.

В проблему это превратилось в двух ипостасях:

  • Практически каждый день прилетали забытые задачи, которые нужно было сделать край сегодня (хардкор, который добил — смска от приставов о списании денег со счетов за штраф ГИБДД перед вылетом в Штаты и срочная необходимость разобраться, пустят ли меня вылетать вообще).
  • Огромное количество людей считает некорректным переспрашивать про просьбу и оставляет это в себе. Люди обижаются на то, что ты что-то забыл, если это личная просьба, а если это рабочая просьба — она в итоге превращается в пожар, который надо сделать сегодня (см. пункт первый).

С этим надо было что-то делать.

Как мы мне ни было непривычно, я стал записывать все дела. Вообще все. Мне повезло додуматься самому, но в целом, вся идея очень перекликается с концепцией GTD.

Первым этапом стала просто выгрузка всех дел из головы в наипростейшую для меня систему. Ей оказалось Trello: интерфейс очень быстрый, процедура создания задачи минимальна по времени, есть простая аппа на телефон (я далее перешел на Todoist, но об этом во второй, технической части).

Cлава богу, я 10 лет так или иначе занимаюсь менеджментом в айти и понимаю, что «создать приложение» — таск обреченный, так же как «сходить к врачу». Поэтому я стал разбивать задачи на декомпозированные задачи в виде действий.

Я четко понимаю, что я человек, очень зависимый от положительного фидбека, который в виде фидбека «смотри сколько ты сегодня сделал» я и сам могу себе дать (если вижу). Поэтому задача «сходить к врачу» превращается в задачи «выбрать, к какому врачу сходить», «выбрать время, когда можно пойти к врачу», «позвонить и записаться на приём». При этом я не хочу себя напрягать: каждую из задач вполне можно сделать в один из дней недели и быть довольным, что какой-то этап в задаче ты уже прошел.

Ключевой пойнт: декомпозиция тасков и запись тасков в виде коротких действий.

Пока задача у тебя в голове, пока ты думаешь, что ее надо когда-то выполнить, ты не будешь спокоен.

Если она еще при этом и не записана, и ты ее забыл — ты будешь мучиться, когда вспомнишь о ней и вспомнишь, что забыл.

Это касается всех дел, включая бытовые: уехать на работу и по дороге вспомнить, что забыл выкинуть мусор, совсем не круто.

Эти переживания просто не нужны. Поэтому я стал записывать вообще все дела.

Цель состоит в том, чтобы, натренировав в себе выгрузку всех (абсолютно всех) дел в любой трекер, следующим этапом начать переставать думать о записанных делах в голове.
Когда ты понимаешь, что все, о чем ты думал сделать, записано и рано или поздно до этого дойдешь — лично для меня беспокойство уходит.

Ты перестаешь дергаться от того, что посреди дня вспоминаешь, что хотел поменять лампочки в коридоре, поговорить с работником или написать документ (и срочно кидаешься его писать).
Минимизируя количество забытых (в этом контексте — незаписанных) задач, я минимизирую беспокойство, которое возникает, когда я вспоминаю об этих самых забытых задачах.

Все не записать и не вспомнить, но если раньше таких задач было 100, то к определенному моменту их остается 10, и просто «инцидентов» беспокойства становится меньше.

Ключевой пойнт: записываем все, вообще все, даже если уверены, что запомним.
Все не запомнить: как бы глупо это ни звучало, я записываю все, вплоть до «выгулять собаку».

Что я решил таким образом? Снизилось беспокойство от того, что я постоянно боялся что-то забыть (перебирал в голове планы, задачи обещания, итп), и в целом пропало лишнее переключение в голове про “подумать, что я еще мог обещать”.

2. Снижение реактивности.

Мы не можем снизить входящий поток, но мы можем изменить способ того, как мы на него реагируем.

Я всегда был реактивным человеком и получал от этого кайф, сразу отвечал на просьбу человека что-то сделать по телефону, старался сразу выполнить поставленную в жизни или в быту задачу, в целом был максимально быстр, чувствовал кайф от этого. Это не проблема, но в проблему это превращается, когда подобная реакция превращается в инстинкт. Ты перестаешь отличать, где ты реально нужен прямо сейчас, а где люди вполне могут подождать.

Проблема в том, что от этого вырабатываются и негативные ощущения: во-первых, если я не успел что-то сделать или забыл о том, что обещал отреагировать, опять же сильно расстраивался, но это по отдельности было не критично. Критично это стало в тот момент, когда количество задач, на которые хотелось моментально инстинктивно отреагировать, стало больше, чем физических возможностей это сделать.

Я начал учиться не реагировать на дела сразу. Сначала это было просто чисто техническое решение: на любой входящий запрос «пожалуйста, сделай», «пожалуйста, помоги», «давай встретимся», «давай созвонимся», я стал вместо реакции и даже вместо анализа того, когда я это сделаю, первой задачей ставить просто обработать этот входящий запрос и запланировать, когда я его выполню. То есть первой в трекере становится не задача выполнить то, что попросили, а задача «завтра прочитать, что написал Ваня в телеграме, и понять, могу ли я это сделать и когда это сделаю, если могу». Самое сложное тут — бороться с инстинктами: огромное количество людей по умолчанию просит быстрой реакции, и ты, если привык жить в ритме такого реагирования, чувствуешь себя некомфортно, если не ответил человеку на просьбу сразу.

Но случилось чудо: оказывается 9 из 10 человек, которые просят что-то сделать «вчера», вполне могут подождать до «завтра», когда ты доберешься до их дела, если ты им просто сказал, что завтра до него доберешься. Это, вместе с записью дел и выполнением обещаний добраться, настолько облегчает жизнь, что тебе начинает казаться, что теперь ты живешь в структурированном плане (а возможно, это так и есть). Нужна, конечно, большая тренировка, но, на самом деле, в условиях, когда ты принял для себя такое правило, этому быстро можно научиться. И это в огромной степени решает проблемы переключения контекста и невыполнения поставленных планов. Все новые задачи я стараюсь поставить на завтра, все просьбы, на которые раньше реактивно реагировал, также ставлю на завтра, а уже «завтра» с утра разбираюсь, что с этим можно сделать и когда. Планы на «сегодня» становятся менее плавающими.

3. Расстановка приоритетов и фиксация внезапных дел.
Как я сказал вначале, я признал для себя, что поток задач каждого дня больше, чем я могу выполнить. Набор реактивных задач все-таки остается. Поэтому каждое утро я разбираюсь с поставленными на сегодня задачами: какие действительно пора сделать сегодня, какие можно перенести на завтрашнее утро, чтобы определиться, когда их стоит сделать, какие стоит делегировать, а какие можно вообще выкинуть. Но этим дело не ограничивается.

Огромная фрустрация возникает тогда, когда вечером ты понимаешь, что не сделал критические на сегодня запланированные дела. Но чаще всего это возникает потому, что сегодня возникли незапланированные дела, на которые, несмотря на максимальные старания отложить реакцию, реагировать надо было сегодня. Я стал записывать все дела, которые сделал сегодня, сразу же после того, как их сделал. И к вечеру отсматривал список завершенных задач. Зашел поговорить юрист — записал, позвонил клиент — записал. Произошла авария, на которую надо отреагировать — записал. Позвонил автосервис и сказал, что машину надо привезти именно сегодня, чтобы ее отремониторовали к воскресенью, — записал. Это позволяет как понять, почему я не добрался до поставленных на сегодня задач и не переживать от этого (если внезапные задачи того стоили), так и отфиксировать, где я мог менее реактивно обрабатывать входящие задачи (сказать сервису, что у меня не получается и я привезу машину только завтра, и узнать, что все-таки к воскресенью ее получится сделать, отдав даже завтра). Я стараюсь записывать абсолютно все выполненные дела, вплоть до «подписал две бумаги от бухгалтерии» и минутного разговора с коллегой.

4. Делегирование.
Самая сложная для меня тема. И здесь я даже, скорее, рад принимать, чем давать советы. Я только учусь этим правильно заниматься.

Проблема в делегировании заключается в организации процессов делегирования. Там, где эти процессы выстроены, мы с легкостью передаем задачи. Там, где процессы не отлажены, делегирование кажется или слишком долгим (по сравнению с тем, когда сделаешь задачу сам), или просто невозможным (эту задачу никто, кроме меня, выполнить точно не может).

Это отсутствие процессов создает блок в голове: мне даже не приходит мысль о том, что можно делегировать задачу. Буквально пару недель назад, когда решил перейти из Trello в Todoist, поймал себя на том, что уже три часа переношу задачи из одной системы в другую, даже не подумав, что это может сделать кто-то другой.

Главный сейчас для меня эксперимент — это преодолеть собственный блок просить людей что-то делать в тех случаях, когда я уверен, что они не согласятся или не знают как это делать. Тратить время на объяснение. Принять то, что дела станут делаться дольше. Если вы поделитесь своим опытом, я буду очень рад.

Ловушки

Все вышеупомянутые изменения описываются вполне техническими рекомендациями по работе с софтом, о которых я напишу в следующей части, а в заключении этой — о двух ловушках, в которые я попал в процессе всей этой моей жизненной реорганизации.

Понятие усталости.
Ввиду того, что мы с вами работаем не физически, а умственно, возникает огромная и неожиданная проблема — понять и поймать момент, когда ты начинаешь уставать. Это дает возможность вовремя передохнуть.

У условного рабочего за станком такой проблемы не было в принципе. Во-первых, чувство физической усталости понятно нам с детства, а кроме того — довольно трудно продолжать делать что-то физически, когда организм на это не способен. Мы не можем, сделав 10 подходов в тренажерке, сделать ещё 5 «потому что так надо». Эта мотивация не сработает по совершенно очевидным причинам биологического характера.

С мышлением ситуация несколько иная: думать мы не перестаем. Я не ресечил эту сферу, но в целом гипотезы следующие:

  • Человеком, находящимся в постоянном угаре, умственная усталость замечается не сразу. Это не происходит в виде «не могу больше думать, полежу» — сначала это влияет на эмоциональный спектр, на способности мышления, потом на восприятие, только вот где-то здесь можно почувствовать, что накатило.
  • Для того, чтобы выключиться из потока, недостаточно просто перестать заниматься рабочими делами. Я заметил, что если я, например, перестаю работать, лежу и пялюсь в телефон, я читаю, смотрю и все равно мозг продолжает работать, усталость не отпускает. Реально помогает лечь и заставить себя не делать ничего вообще (включая тыкание в телефон). Первые минут 10 очень сложно выйти из потока активности, следующие 10 минут в голову приходит миллион идей, как все правильно сделать, а вот дальше — уже чистота.

Важно и нужно давать мозгу отдыхать, и поскольку поймать этот момент очень сложно — надо просто делать это регулярно.

Время на отдых/жизнь/семью.

Я, как уже писал, зависимый от позитивного фидбека человек, но могу генерировать его себе сам: это и бонус, и проблема.

С того момента как я стал трекать все задачи, я сам себя хвалю за выполненные. В какой-то момент я попал из состояния «урегулировал рабочую жизнь», в состояние «теперь я супергерой и смогу делать максимум вещей», дойдя до 60 задач в день.

Я балансировал рабочие и домашние дела и обязательно вставлял в ежедневный список и дела по дому, но проблема именно в том, что это дела. А нужно обязательно время на отдых и на семью.
Рабочего из цеха выгоняют в 6 часов, а предприниматель еще и кайф получает, когда работает. Получается примерно та же проблема, что и с невозможностью поймать момент «умственной усталости»: в кайфе от выполненных задач ты забываешь, что тебе надо, собственно, жить.
Выпадать из потока, когда все получается и ты ловишь от этого кайф, — очень сложно, тоже приходится себя заставлять.

Усталость приходит не желанием «полежать», а расстройством эмоций («все бесит с самого утра»), сложностью восприятия информации и ухудшением способности к переключению контекстов.

Критически важно выделять время на отдых, даже если очень обломно. Важно, чтобы это потом не сказалось на тебе. Не круто два месяца радоваться своей производительности, а потом находится в состоянии, когда все задолбало и ты не можешь видеть людей.

В конце концов мы живем не только ради производительности, в мире есть огромное количество интересных и удивительных вещей ;)

В общем и целом, такие примерно соображения, как в общем и целом стоит (ре)организовать рабочие и внерабочие процессы. Во второй части расскажу о том, какие инструменты для этого использовал и каких результатов удалось достичь.

Автор: eapotapov

Источник


* - обязательные к заполнению поля