Организация хранения личных файлов локально и в облаках

в 16:34, , рубрики: облачные хранилища, управление проектами, хранение данных, хранение файлов, метки: , ,

Статья написана для тех, кто ищет наилучший способ организации хранения и управления своими файлами и хочет при этом пользоваться всеми преимуществами наиболее распространенных на сегодняшний день облачных хранилищ.

Найти

  1. Единую структуру папок для хранения и «обозрения» всех файлов.
  2. Способ реализации такой единой структуры с использованием преимуществ всех облачных хранилищ.

Дано

  1. Со временем мы накапливаем все больший объем информации (большая часть которого по-прежнему хранится в файлах). Эти файлы требуют организованного хранения и управления.
  2. Сейчас широко распространено не менее 5 основных облачных хранилищ (причем каждое обладает своими преимуществами):
    — Google Drive — интеграция со всеми сервисами Google, распространено среди коллег (людей, с которыми часто приходится обмениваться информацией), удобный облачный офис;
    — DropBox — распространено среди коллег;
    — SkyDrive — распространено среди коллег, удобный облачный офис для работы с документами MS Office;
    — Яндекс.Диск — подарили 200 Гб на 2014 год;
    — Облако.Mail.ru — подарили 1 Тб навсегда.
  3. Файлы единой организованной структуры не могут быть размещены в одном облаке под двум причинам:
    — бесплатные объемы недостаточны, и чем больше бесплатный объем тем беднее функционал и качество работы сервиса,
    — предпочтения коллег также накладывают серьезные ограничения (по одному проекту могут быть одновременно файлы совместно редактируемые на Google Drive и SkyDrive, общие папки на DropBox).
  4. Операционные системы
    — десктоп: Windows 8.1,
    — смартфон и планшет: Android 4.4.
  5. Имею несколько мест работы, готовлюсь к поступлению в аспирантуру, файловый архив “коплю” уже около 15 лет, то есть информации, с которой приходится работать, достаточно много.
  6. Это вопрос, который так или иначе вынуждены решать для себя все, и все явно чувствуют несовершенство получаемых решений. В большой степени статья вдохновлена нижеследующими тщетными поисками:
    habrahabr.ru/post/68092/
    habrahabr.ru/post/90326/
  7. Сложность, трудоемкость, необходимость высокой квалификации не приветствуются.

Вариант решения

Файловая структура

Мне кажется, для организации хранения файлов уместна следующая классификация данных (файлов).

  1. Хранить вечно, доступ в будущем не предполагается. Эта категория данных, которую я называю “архивом”. Туда попадают документы “для истории”, которые в обозримом будущем нужны не будут, но когда-нибудь будут представлять “историческую ценность”.
  2. Хранить вечно, доступ в будущем очень вероятен. Это данные, относящиеся к категории постоянного (перманентного) хранения, доступ к таким данным периодически необходим. Это могут быть книги, музыка, дистрибутивы, сканы личных документов (паспорт, ИНН, прочее) и что угодно еще.
  3. Срок хранения не определен, доступ в будущем необходим. Это категория файлов проектов и “входящих” (в терминах GTD). Файлы разделены по папкам, каждая из которых соответствует одному проекту (в терминах GTD), и конечно отдельная папка для “входящих”.

Такое разделение данных позволяет четко понимать, что необходимо “старательно” бэкапить и что, в случае отсутствия потерь данных, будет доступно мне в любой момент в будущем.

Также важно, чтобы данное разделение данных было реализовано на одном уровне папок (без вложений), зачем это нужно — будет понятно из следующего раздела.

Структура каталогов, к которой я пришел, выглядит так (назовем ее базовой структурой каталогов):


|-archive (архив)
|-permanent_books (доступ в будущем будет нужен)
|-permanent_music
|-permanent_pics
|-permanent_scans
|-permanent_soft
|-permanent_video
|-project_pr1 (файлы проекта)
|-project_pr2
|-project_pr3
|-project_pr4
|-project_pr5
|-project_pr6
|-temp (“входящие”)
Использование облачных хранилищ

Для унификации структуры хранения данных в каждом из облаков следует создать базовую структуру каталогов (если на данном облаке, например, файлы по проекту Х не хранятся, папку проекта можно не создавать, то же относится к архивам и данным постоянного хранения). После этого становится легко понятным — где именно в том или ином облаке сохранять данные, например, по тому или иному проекту.

Для удобства представления данных на компьютере базовую структуру каталогов (не обязательно полностью, по необходимости) предлагается реализовать на уровне библиотек Windows (про библиотеки можно почитать здесь: www.outsidethebox.ms/15096/). Именно для этого базовая структура папок должна быть одноуровневой. Библиотеки отображают файлы, расположенные в нескольких папках на диске, и позволяют удобно управлять ими. Кроме того полезно создать библиотеку “Облака”, отображающую содержимое корневых папок всех используемых облачных хранилищ (в этой библиотеке будет несколько папок с одним именем — по одной из каждого облачного хранилища).

Организация хранения личных файлов локально и в облаках

Удобны два представления библиотеки:

  • “Общие элементы”. Все содержимое папок библиотеки выводится в единой таблице, без группировки по папке библиотеки (в нашем случае по облачному хранилищу).
  • “Видео”. Содержимое библиотеки разбито по папкам библиотеки (облачным хранилищам), и представлено в виде крупных значков.

Теперь, работая с проектом, файлы по которому находятся в нескольких облачных хранилищах, достаточно войти в библиотеку проекта, и все файлы будут доступны для работы. Например, это может выглядеть так:

Организация хранения личных файлов локально и в облаках

Библиотеки как инструмент крайне просты и удобны для централизованного управления облачными хранилищами и переброски файлов из одного облака в другое буквально в один клик.

Кстати, не все файлы нужно хранить на диске (объем доступного пространства в облачных хранилищах как правило больше объема физического диска). Например, папки “permanent_video” и “permanent_music” я вообще не синхронизирую с компьютером, а обмен с этими папками осуществляю через папку “temp” соответствующего облачного хранилища. Посмотрев какое-то видео, если я хочу сохранить его в облаке, я перемещаю его в папку “temp”, а затем через веб-интерфейс облака перемещаю файл в папку “permanent_video” — файл удаляется с диска компьютера, но сохраняется в облаке.

И еще одна небольшая “фишка”. Расположение папки “Рабочий стол” я перенастроил на папку “temp” в моем основном облаке (Google Drive), в эту же папку по умолчанию сохраняются все файлы, скачиваемые через браузер и торрент-клиент. Таким образом все новые файлы автоматически оказываются в одном единственном месте и сразу же попадают в облако.

Организация хранения личных файлов локально и в облаках

Изложенное в статье, конечно же, не претендует ни на полноту, ни на абсолютную истинность, но, смею надеяться, может быть полезно читателям для организации собственной системы хранения файлов.

Автор: uniquesmiler

Источник


* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js