Метод плавательных дорожек

в 18:50, , рубрики: Анализ и проектирование систем, бизнес-программирование, Карьера в IT-индустрии, управление персоналом

Есть на свете такая штука, называется «бизнес-программирование». Я вам о ней еще не рассказывал. И не уверен, что вам она будет интересна.

Бизнес-программирование — это программирование бизнеса, как системы. Вот вы же чего-то программируете? Сервис там, сайт, мобильное приложение, корпоративную систему. Она работала, никого не трогала, а вы — раз, и изменили чего-то, и стало лучше, быстрее, удобнее. Ну, или… Всяко ведь бывает.

Аналогично можно менять бизнес, принципы те же самые. Только есть отличия в деталях. Например, там есть люди, которые ни черта не хотят делать. И даже слушать вас не хотят. И вообще не хотят ничего, кроме получки, сериала про ментов и пиваса.

Короче, статья экспериментальная. Понравится — напишу еще. У меня целый учебник есть по бизнес-программированию. Не понравится — хрен с ним, переживу. Итак, погнали.

Умение анализировать и оптимизировать процессы – одно из ключевых для бизнес-программиста. И так удачно совпало, что работа с процессами – самая простая, понятная и легко воспроизводимая часть всей методики бизнес-программирования.

Вероятно, потому, что внутренние процессы предприятия, по сути своей, очень похожи на процессы, протекающие в инженерных системах, в том числе – в прикладных решениях, вроде конфигураций 1С. Везде есть старт, финиш, действия, исполнители, условия, переходы и возвраты. В ПО, разумеется, исполнители – не люди, а более широкий набор объектов – документы, модули, серверы, разные программы, узлы распределенной системы и т.д.

Схожесть принципов работы процессов порождает важный вывод – методы оптимизации во многом идентичны, равно как и требования к процессам. Например, и человеческий, и программный процесс должны идти быстро. Человек не хочет ждать исполнения заявки в соседнее подразделение больше суток, а главный бухгалтер не хочет ждать расчета себестоимости дольше 15 минут.

Публикация, которую вы читаете – выдержка из учебника по бизнес-программированию. Она, вероятнее всего, отличается от моих предыдущих публикаций, т.к. не является развлекательной, мотивирующей или провоцирующей. Это – лишь изложение конкретного, понятного, простого и легко применимого метода.

Метод плавательных дорожек

Метод плавательных дорожек – неплохое средство для анализа процессов. Это – именно аналитический метод, т.к. он не говорит, что надо изменить в процессе, но позволяет легко и быстро увидеть потенциальные источники проблем.

В основном применим для кроссфункциональных процессов – тех, в которых участвует два и более функциональных подразделений, либо команд – в общем, там, где процесс переходит через какие-то границы.

Рассмотрим на примере. Допустим, у нас есть некий процесс – закупки под заказ. Менеджер отдела продаж получил заявку от клиента, менеджер отдела закупок должен найти поставщиков, узнать цены и сроки, согласовать их с нашим продавцом, получить счет на оплату, отдать его в финансовый отдел, согласовать с ними и поставщиком условия оплаты, оформить заказ поставщику, и дождаться завершения – оплаты и, собственно, прихода нужных товаров.

Допустим, заказчиком, т.е. менеджером по продажам, обозначены проблемы процесса, на обывательском языке. Ключевой названа проблема скорости – очень уж долго ждать исполнения заявки на закуп. Когда процесс завершен, и создан заказ поставщику, проблем особо нет – поставщики надежные, подводят редко. Но этапы согласования, движения заявки внутри компании – никуда не годятся.

Нарисуем упрощенную схему этого процесса, в виде таблицы.

Метод плавательных дорожек - 1

Что можно сказать, глядя на этот процесс? Какие видны проблемы – реальные или потенциальные? Вроде, процесс достаточно стандартный, в том или ином виде встречается на большинстве предприятий. Где теряется скорость?

И еще один вопрос: как увидеть потенциальные проблемы процесса, не зная содержания колонки «Действие» — имея информацию только об исполнителях? Провести этакий экспресс-анализ, на лету, без погружения в детали выполняемых действий.

Вот тут и пригодится метод плавательных дорожек. Название взято по аналогии с дорожками в плавательных бассейнах, разделенных волногасителями – канатами яркой раскраски, протянутыми на всю длину бассейна.

В нашем методе дорожки – это разные функциональные подразделения. В общем случае, это могут быть даже разные люди внутри одной команды или службы.

Нарисуем тот же самый процесс по методу плавательных дорожек, оставив только номера действий и исполнителей. В нашем случае исполнителей – три, столько же будет и дорожек. Процесс идет сверху вниз, номер действия стоит в колонке его исполнителя.

Метод плавательных дорожек - 2

Пока ясности не добавилось. Видно только, что больше всего действий выполняет менеджер по закупкам. Видны потенциальные проблемы процесса, где он теряет свою скорость, застревает или вообще теряется? Нет, чего-то не хватает.

Попробуем добавить стрелки – направления перехода между действиями. Сплошной линией обозначим основные переходы, пунктирной – вспомогательные, на случай сбоев в процессе и возвратов к предыдущим действиям (например, если продавца не устроят цены, предложенные поставщиком).

Метод плавательных дорожек - 3

Со стрелками процесс выглядит несколько менее читаемым, но в целом понять его можно, если водить пальцем по стрелкам от цифры к цифре. Сейчас, глядя на эту картинку, можно понять, где находятся узкие места? Нет, пока они не видны.

Вернемся к аналогии с плавательными дорожками в бассейнах. Если вы – взрослый, серьезный и адекватный человек, пришли в бассейн, чтобы вволю поплавать, потренировать пятидесятиметровку брасом, кто способен отвлечь вас от этого процесса и вывести из себя? Вы выбрали дорожку, на которой меньше всего людей, или вообще никого нет, и приготовились получать удовольствие.

Но вы – не один такой, и вот какой-то умник тоже ныряет в вашу дорожку. За ним – еще один, затем еще и еще. И вот плавать становится решительно невозможно – приходится ограничивать свои движения, чтобы не задевать чужие мокрые руки и бока.

Вы вынуждены менять дорожку. Вроде ничего страшного – переплыли под волногасителем, возможно не один раз (если свободная дорожка – не смежная с вашей), и снова наслаждаетесь процессом. Но вот ситуация опять повторяется – набежали люди, и снова вам мешают. Ситуация усугубляется наплывом детей, которые вовсе не собираются торчать все время на одной дорожке – они будут играть, дурачиться, нырять, на спор переплывать поперек несколько дорожек и т.д.

За время сеанса плавания вам придется несколько раз поменять дорожку, проплывая под волногасителем.

В случае с процессами смена дорожки – это переход потока действий через границы. В качестве границы мы выбрали функциональные подразделения. В бассейне вам нужна пара секунд, чтобы сменить дорожку, но в условиях внутренних процессов предприятия на такое преодоление могут уходить часы, дни, иногда – недели.

Посмотрим на финальную картинку процесса – то же, что и в прошлый раз, только обозначим крестиками моменты перехода от одной дорожки к другой.

Метод плавательных дорожек - 4

Итого, 5 крестиков на основных действиях, 4 – на вспомогательных, всего (максимум) – 9. Девять раз процесс вынужден преодолевать границы функциональных подразделений.

Каждое пересечение границы – это потеря. Теоретически – это потенциальная потеря, т.к. бывают в жизни тщательно настроенные процессы, которые текут, не запинаясь на границах. Но на практике смена дорожки – это всегда потеря в скорости.

Физический процесс перехода не будем считать ограничением – сейчас, в большинстве случаев, этот процесс автоматизирован. Заявки, счета на оплату, расценки и т.д. передаются в электронном виде, т.е. мгновенно.

Но передача информации – это лишь начало ожидания на границе. Каждая дорожка, т.е. подразделение или исполнитель, живут своей жизнью, по своим правилам, регламентам и внутренним процессам. Почти везде фигурирует понятие очереди.

Менеджер по закупкам не бросается расценивать каждую заявку сразу при получении. У него этих заявок – два десятка в день. Соответственно, заявки выстраиваются в очередь на обработку. Если сотрудник склонен к оптимизации своей работы, он будет заявки группировать – например, выберет одинаковые позиции для заказа из нескольких заявок, и сделает запрос поставщику.

Финансист, точно так же, не работает с каждой заявкой индивидуально, особенно на этапе оплаты. Перечисление денег поставщикам выполняется по реестру, и обычно – один или два раза в день. Соответственно, в очереди на оплату счет простоит, как минимум, один день. При сложной процедура согласования и бюджетирования – например, если заявки на оплату нужно подавать за неделю – процесс может очень серьезно застрять на границе.

Даже не глядя на конкретные должности и особенности их работы, всегда есть задержка в реагировании на информацию – как минимум, потому, что человек не видит ее сразу, в момент передачи. Мало кто сидит за компьютером и сразу читает всю входящую почту. Некоторые вообще за компьютером почти не сидят – тот же продавец, может уехать на встречу с клиентом, и сутки не выполнять действие № 5 (анализ прибыльности сделки).

Как было сказано в начале, метод не дает ответа на вопрос «как изменить процесс?», но потенциальные проблемные места показывает очень четко. Как вы теперь видите, метод еще и очень прост в применении.

Немного потренировавшись, вы сможете посчитать количество точек перехода за несколько секунд, ничего не рисуя – просто глядя на описание процесса, в каком бы виде оно не было исполнено.

Некоторые форматы, или нотации описания процессов, особенно наглядны, и буквально просят о том, чтобы кто-то посчитал дорожки и переходы между ними. Например, квалиграммы.

Метод плавательных дорожек можно применять, например, на собеседовании – если вы пришли в новую для себя компанию, и претендуете на должность или деятельность, связанную с процессами. Просто попросите показать вам описание проблемных процессов (если работодатель сам этого не сделал), или нарисовать маркером на доске.

После чего, загадочным голосом произнесите: «Хороший процесс, только я вижу здесь, как минимум, 12 потенциально опасных точек» и покажите эти точки. Тут можно кратко рассказать о методе, его назначении и основных принципах. На вопрос «А как можно оптимизировать этот процесс?» будет достаточно ответа «Вариантов несколько, но нужно более глубокое погружение в детали».

Хотя, конечно, можно сразу дать и более точные рекомендации – методы контроля границ, о которых мы поговорим далее.

Автор: nmivan

Источник

* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js