Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд

в 14:15, , рубрики: Блог компании Skyeng, выезды, командообразование, развиртуализация, управление персоналом, управление проектами, управление разработкой, хакатон, Хакатоны

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 1

Два года назад мы впервые решили собрать почти полсотни наших удаленных разработчиков и продактов вместе и познакомить друг с другом в приятной непринужденной обстановке. Так случился хакатон под Чеховым в Подмосковье, это было здорово, всем понравилось и все хотели еще. И мы продолжили собирать наших удаленных разработчиков вместе "вживую", только поменяли формат: теперь это не общий хакатон, а выезды отдельных команд. Это статья — о том, почему мы перешли на новый формат, как он у нас организован и какие результаты мы получили.

Почему командные выезды?

Со времени первого хакатона команда разработчиков выросла почти в три раза, и идея вывозить всех вместе перестала выглядеть привлекательно. Причины:

  • Усложняется логистика. Найти место на полторы сотни человек и заказать чартер — полбеды, куда сложнее подобрать для общего выезда место и время, устраивающие всех. При этом в любом случае наверняка отвалится кто-то ключевой.
  • Теряется основной смысл мероприятия — командообразование. Такая большая толпа неизбежно разобьется на группки, но эти группки образуются не по командному принципу. Наш опыт корпоративов показывает, что обычно тусят друг с другом люди с одинаковыми функциями, но из разных команд — аналитики с аналитиками, QA с QA, они хорошо друг друга знают и обсуждают свои профессиональные темы. А нам надо познакомить и подружить ребят внутри каждой команды.
  • В итоге все превращается в корпоратив и веселую попойку, а это совершенно другой тип мероприятия, и проводим мы его отдельно.

Поняв это, мы разработали формат ежегодных (иногда чаще) командных выездов. Каждый такой выезд имеет определенную цель, формулирующуюся осознанно и заранее с помощью техники SMART (конкретная, измеримая, достижимая, подкрепленная и определенная по времени цель). Это возможность сменить обстановку, поработать рядом с коллегой, которого раньше видел только в Hangouts, повысить эффективность работы, что в дальнейшем повлияет на важные для продукта метрики.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 2

Форматы выездов

Хакатон Мотивационная история, позволяющая почувствовать себя частью большого проекта. Команда ставит все текущие дела на паузу, разбивается на небольшие группы, проверяет несколько часто безумных гипотез, обсуждает результаты и на выходе выдумывает что-то совершенно новое. Такой выезд в прошлом году сделала команда Vimbox, был придуман новый интерфейс для видеосозвона ученика с преподавателем — Real Talk, сейчас ставший основным для пользователей платформы.

Синхронизация Объединение сильно разных людей — как правило, разработчиков и бизнеса — для лучшего понимания хотелок и возможностей. Характерный пример — выезд команды CRM, погрузившейся в подмосковных лесах в обсуждение ожиданий от разрабатываемой ими системы. Один день все провели с основателем компании, вспоминали историю — первая CRM была бумажной картотекой, следующим шагом автоматизации базы стала Google-таблица, а уж потом один разработчик написал прототип CRM… В другой день команда познакомилась с бизнес-заказчиками. Все стали лучше понимать, что именно им нужно, на чем сосредоточить свое внимание.

Командообразование Основная идея — показать ребятам, что они работают с людьми, а не с чатиками и видео-созвонами. Самый распространенный формат выездов, во время которого не ломается рабочий контекст, все продолжают решать ежедневные задачи, но к ним добавляются всяческие совместные активности. Особенно актуально, когда команда за год приросла большим количеством новых удаленных людей, которые друг с другом лично никогда не встречались. Дает хороший задел для совместной работы в будущем, но надо учитывать, что производительность во время такого выезда падает, поэтому проводить их лучше раз в год.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 3

Кто едет от команды?

От команды должны быть представители всех горизонталей:

  • Product
  • Analytics
  • Dev
  • Design
  • QA

Финальный список участников определяет менеджер продукта, руководствуясь целью и задачами выезда, а также показателями работы сотрудников.

Сколько стоит?

Общая стоимость выезда зависит от бюджета команды, чаще всего это 30-50 тысяч рублей на человека, без учета з/п. Сюда входят билеты, проживание, завтраки, иногда что-то еще, если бюджет позволяет, — но точно не алкоголь, это сами.

Командный выезд — не отпуск, ребята едут работать, а не отдыхать. Рабочие и выходные дни засчитываются как обычные. Поэтому мы избегаем пиковых "отпускных" дат, когда билеты и жилье стоят заоблачно, но и, конечно, не отправляем никого туда, где дешево, но куда никто не хочет.

В целом сперва команда определяется с датами, когда все могут, и высказывает свои пожелания по городам и странам. Дальше HR рассматривает варианты по выбранным датам и регионам. На выходе должно получиться что-то более-менее среднее и адекватное. Если билеты в условную Турцию, куда хочет команда, на выбранные даты стоят 35 тысяч, а Черногория тогда же — 25, то будем рекомендовать Черногорию. Если разброс 23-27 тысяч, то выбор останется за командой.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 4

При этом необходимо учитывать также стоимость и условия проживания: возможно, билеты дорогие, но это компенсируется жильем. А чаще наоборот. В частности, бывают сложные кейсы, связанные с тем, что гостевые дома, как правило, рассчитаны на семейный отдых, а не командные выезды. Едва ли наши программисты захотят спать на одной кровати — значит, надо договариваться с владельцем, цена меняется.

Куда ехать?

Команда определяется с датами (хотя бы за два месяца) и формирует общие пожелания по направлениям. Со стороны HR присоединяется проджект, помогающий выбрать оптимальные варианты для всей команды. Например, если большинство разработчиков живет за Уралом, им может быть интересно пожить в Подмосковье. Если в команде есть люди из Украины или тем более страны с визовым режимом, нет смысла везти их в Россию, лучше найти что-то еще. В итоге предлагается список возможных направлений, команда голосует, отбирая три лучших варианта. Дальше проджект прорабатывает эти варианты по стоимости и возможностям, и продакт выбирает локацию, влезающую в его бюджет.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 5

Какие требования к месту?

Главных требований к месту два, и они сугубо утилитарные:

  • хороший подтвержденный отзывами/личным опытом вайфай,
  • большое рабочее пространство, где можно организовать места на всю команду.

Любые негативные отзывы о качестве интернета — повод отказаться от локации: мы едем работать, падающий интернет нам не годится вообще никак.

Рабочее пространство — это либо аренда конференц-зала в гостинице, либо большое пространство человек на 15-20 на первом этаже, на веранде, где-то, где все смогут собраться вместе и организовать опен-спейс.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 6

Прорабатывается и вопрос питания, но это не обязательно требование к локации: оно может быть как внутри, так и в ресторане рядом, главное, чтобы у ребят была возможность три раза в день поесть, не выезжая куда-то за километры.

Кто выбирает формат?

Цели выезда закладывает продакт команды с помощью отдела обучения, мы называем их Skyway: у них есть супер-способность вытаскивать цели и ожидания из потока сознания. Skyway общается с продактом, выявляет потребности командной встречи, предлагает свои варианты программы.

Такая помощь особенно нужна, когда стоит задача синхронизации, как было у команды CRM. Там участвовали очень разные люди: технически-подкованные разработчики и ребята из отделов продаж. Нужно было познакомиться, пообщаться, и при этом не выключаться из рабочего процесса — у команды в тот момент были довольно жесткие спринты. Соответственно, Skyway помог в организации процесса таким образом, чтобы и работа шла, и нужные встречи состоялись (в том числе и с основателями компании).

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 7

Как организуются активности?

Идеи активностей идут от команды, продакта и проджект-менеджера от HR. Создается канал в Слаке, в него генерятся идеи, собирается бэклог, ну и дальше команда выбирает, чем хочет заняться на месте. Как правило, активности оплачиваются самими сотрудниками, но бывают исключения, если это что-то, связанное с целью выезда. Например, если важно пообщаться лично без этих ваших интернетов, то аренда машин, поездка в лес, шашлык, палатки будут оплачены компанией в рамках выезда.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 8

Как оценить результаты?

Если выезд был хакатоном, то просто считаем, сколько денег принесло придуманное решение. В других форматах — рассматриваем траты как вложение в распределенную команду, это такой гигиенический минимум, когда команды разбросаны по всему миру.

Кроме того, выясняем удовлетворенность команды и соответствие результатов ожиданиям ребят. Для этого проводим два опроса: перед выездом спрашиваем, что люди от него ждут, а после — насколько эти ожидания оправдались. По результатам этого года мы получили 2/3 оценок "пять" и 1/3 — "четыре", это выше, чем было в прошлом году, значит, движемся в нужном направлении. То, что две трети выезжавших реализовали свои ожидания на 100% — отлично.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 9

Национальные особенности: лайфхаки

Почему-то так сложилось, что наши команды любят Черногорию, она почти всегда лидирует в списке желаемых локаций. Но с этой страной, как и со многими другими небольшими европейскими государствами, есть проблема: там довольно мало инфраструктуры, приспособленной для командных выездов, все больше заточено на семейный отдых. А у нас команда в две дюжины человек, все должны жить и работать в одном месте, не хотят ехать в гостиницу, хотят на виллу, ну и, конечно, не хотят спать в одной кровати.

Привычный Airbnb помочь нам толком не мог. Пришлось искать местного риэлтора — это оказалась наша соотечественница, работающая преимущественно с Россией. Она нашла нам прекрасный апарт-отель, собственник выполняет наши пожелания и сдает весь объект под ключ, риэлтор получает комиссию, все здорово. Но счет был выставлен не от собственника, а от риэлтора, причем в нем на сербском было указано, что это "оплата за услуги по размещению".

Мы, естественно, немного напряглись и начали докапываться, почему так. После переговоров с риэлтором и собственником мы узнали, что в Черногории так принято, потому что там нет традиции прописывать все в сложные договоры с печатями, счет — достаточный документ, при этом при оплате риэлтору ниже налоговая ставка. Т.е. со всеми нашими перестановками мебели и другими специфическими хотелками, а также с комиссией риэлтора, у нас сумма получилась меньше, чем при аренде того же комплекса через Airbnb, включающего стандартные налоги за аренду.

Из этой истории мы для себя сделали вывод, что с иностранными локациями, особенно если мы понимаем, что направление будет задействовано не один раз, имеет смысл потратить время на изучение местной специфики и не полагаться на популярные сервисы. Это избавит от проблем в будущем и, возможно, позволит сэкономить.

Еще один важный момент: надо быть готовым к неожиданностям и уметь их оперативно разруливать. Например, команда биллинга собиралась ехать в Грузию. Когда уже все было готово, билеты внезапно превратились в тыкву, пришлось срочно искать замену. Нашли подходящую в Сочи — все остались довольны.

Как мы отказались от большого хакатона и стали делать выезды для отдельных команд - 10

Наконец, не стоит стремиться все идеально организовать и выдать команде эдакий "полный пакет"; надо использовать ее собственные таланты. Это мероприятие не напоказ, это слет друзей, здесь фотки и видео из телефона важнее любой профессиональной съемки. После выезда CRM фронтенд и QA обработали видео с телефонов, сделали ролик и даже страничку — это бесценно.

Так и зачем это?

Командные выезды повышают сплоченность команды, косвенно влияют на удержание сотрудников, потому что люди предпочитают работать с людьми, а не с аватарками в Слаке. Помогают понимать стратегию проекта за счет того, что все рядом и каждый день проговаривают с продактом вопрос "зачем этот продукт вообще нужен". На удаленке такие вопросы задаются только тогда, когда совсем приспичит; во время выезда это происходит в непринужденной обстановке.

Автор: antaresalex

Источник


* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js