О личной продуктивности. Как вести деятельность, когда от тебя зависит многое

в 17:20, , рубрики: мозг, продуктивность, производительность, тайм-менеджмент, управление персоналом, управление проектами

О личной продуктивности. Как вести деятельность, когда от тебя зависит многое - 1

Как-то раз британцы из «Expert Market» решили провести исследование на тему производительности труда. Если кратко подвести его результаты, то можно сказать, что на исходе у ребят получилась статистика с почасовыми показателями в разных странах (формула не совсем отражает реальную картину, но все же хоть какое-то основание есть: ВВП поделили на количество производственных часов). Обидно, что мы уже даже не удивляемся нижеследующим выводам, потому что привыкли к низкой продуктивности:

  • Россия — на 32-м месте из 36 (если бы участвовали все страны, то боюсь, все было бы еще плачевнее).

Среднестатистический сотрудник в нашей стране «полезен» всего лишь на £9,71, что в 4,7 раз слабее показателей Люксембурга, который меньше по площади в 6 611 раз. Зато ВВП там почти в 3,9 раз выше.

Кто виноват? Чиновники всех рангов, учредители / управленцы частного бизнеса, работающего по старинке, или сами наемные сотрудники? Искать виновных в «верхах» — не наша с вами прерогатива, раз уж мы не можем влиять на устройство целого государства. Но зато разобраться каждому с самим собой вполне под силу. Разделим эту статью на несколько логических блоков, которые так или иначе связаны с продуктивностью.

А прежде определимся с понятийной базой. Для производства нужны ресурсы. Что у нас с вами есть?

  1. Время (единственный невосстанавливаемый ресурс).
  2. Знания / Навыки.
  3. Здоровье.
  4. Финансы.
  5. Репутация / Внимание других людей.

Вот от этого и будет отталкиваться.

1. Продолжительность труда

Среднемировой уровень — 1 762 часа в году.

Мексиканцы, например, работают 2 228 часов. Думаете, это как-то помогает экономике страны? Увы, они на предпоследнем месте рейтинга всего c £5,96. Думаете, дело в медленном темпе жизни и менталитете? Те же латиносы из Испании благодаря «сиестам» с 13:00 до 17:00 эффективнее братьев по ту сторону океана в 2,6 раз. Хотя там масштабно пропагандируется послеобеденный сон: в 2010 году прошел национальный чемпионат, в рамках которого люди соревновались по скорости засыпания, продолжительности сна и даже храпа. Кстати, давным-давно на Руси была такая практика. Общество даже высказывало неодобрение тем, кто не спал после обеда.

Сейчас по количеству часов мы далеки от Мексики, но это только за счет всякого рода праздников, которые каждый год убирают из производственного календаря более 10 дней. Продолжительность дня — это до сих пор боль. Несмотря на стандартные «с 9 до 6», многие трудятся более 10 часов в сутки.

Перейдем ближе к нашей ситуации. В чем суть? Физически человек устроен так, что спустя определенное время после подъема (и особенно — после употребления большого количества пищи) организм начинает испытывать усталость и сонливость. Можно ли этому сопротивляться, постоянно «заправляясь» кофе и энергетиками? Разумеется, только с последствиями.

Что делать? У нас это второй по популярности вопрос после поиска виновных, поэтому будем искать ответ на него.

Есть интересная закономерность: чем больше человек трудится, тем ниже его КПД. Так же справедливо и обратное утверждение: сокращая часы труда, повышаешь результаты. Попробуйте применить это на себе. Сначала на час раньше уходите из режима «на связи». Потом — вырвите из графика, скажем, дополнительный выходной. Позади много напряженных дней, когда разгребали рутину? Позвольте себе внеплановый мини-отпуск. Притом никто не заставляет вас просто тратить впустую освободившееся время. Займите себя другим типом задач. А вообще — лучше не делите жизнь на «работу» и «отдых».

Вывод №2: адаптируйте свои планы под обстоятельства. Либо обстоятельства — под планы.

Если вы живете в регионе с жарким климатом, то середина дня, начиная с полудня, — действительно не лучшее время для активности.

Режим питания и физические нагрузки — аналогично. Не нужно плотно наедаться за полчаса до важной задачи, требующей концентрации. Если обычная тренировка выматывает вас настолько, что до полноценного сна не можете «собраться с силами» для умственной деятельности, то переносите ее на другие часы / дни. Надеюсь, вы поняли вектор мысли.

И еще: обратите внимание, что некоторые люди за 1 единицу времени получают результат как за 3. Они не изматывают себя, напрягая весь внутренний потенциал (не забывайте: человек способен реализовывать максимум 70%). В армии есть такая поговорка: «Солдат спит — служба идет». Деятельность можно организовать таким образом, что время будет работать на вас. Сделать это можно, например, за счет грамотного расставления приоритетов: поставить на 1-е место в своем календаре задачу по подбору и обучению сотрудника, который в дальнейшем, не отнимая по большому счету ваше время, будет реализовывать определенные задачи. Хотите — спите. Хотите — занимайтесь другими функциями. «Служба» все равно «идет» без вас.

2. Отвлекающие факторы

Среди методик скорочтения есть такой прием: нужно представить, как-будто на вас шлем, полностью защищающий от внешних помех. Любые звуки — речь коллеги, разговаривающего по телефону, соседи по офису, музыка, доносящаяся с улицы и прочее — все это как бы «ударяется» о «щит» и отскакивает, никоим образом не забирая вашего внимания. Если есть трудности с фантазией, попробуйте просто надевать наушники. Кто-то использует разные приложения (как это) к браузеру со звуками костра, ветра и прочего, мол, для расслабления. А вы на самом деле можете обойтись без всего этого. Иногда, чтобы «защититься» от раздражающего окружения, достаточно просто надеть обычные вакуумные либо накладные наушники.

Поймите для себя разницу между «слышать» и «слушать», и тогда для вас будет непринципиально, какой механикой ограждаться от лишнего.

3. Насколько оправдан ЗОЖ?

По науке всем нам следует отказаться от быстрых углеводов (сладкое / мучное), регулярно заниматься физическими упражнениями, не нарушать режим сна и т. п. Но многие замечают, что при 100% переходе на такой режим почему-то не просто нет улучшений, но и даже начинает накапливаться усталость, что опять-таки снижает продуктивность. И, не выдержав нового ритма жизни, пускаются во все тяжкие, нарушая правила здорового образа жизни.

Как правильно?

В данном вопросе не помогут ни крайности, ни «золотая середина». Но есть одно наблюдение, которое подтверждают по крайней мере встречавшиеся мне в жизни примеры:

  • Основа — в режиме «правильно».
  • И немного — для «побаловать себя» (в разумных пределах).

Абсолютные значения в % и допустимые погрешности для всех определить невозможно. Иногда бывает полезно пообщаться на эту тему с вашим врачом, который знает особенности организма своего пациента лучше всех консультантов, дающих общие рекомендации.

4. Разные задачи — разные подходы

Давайте сразу с примером. Есть люди, которые в обычном «сидячем» режиме за 1 условный час делают 3 звонка. Но когда кто-то из них, скажем, берет блокнот для записей и идет просто гулять с телефоном в руке по офису / бизнес-центру / на улицу, если позволяет погода, то показатели возрастают, а результативность — улучшается (то есть эти звонки приносят реальную пользу — договоренности).

К чему этот пункт: цель определяет методологию. Адаптировать всегда нужно и стратегию, и тактику.

5. Мотивация

Да-да, вы уже читали про это в умных книжках и слышали на тренингах.

Привязывайте действия, исходя из результатов, к мотивации. Добиваетесь увеличения оборота на 1 млн. руб.? А что будет лично для вас, когда достигнете этого? Должны быть конкретные рамки и «приз» для себя, независимо от того, ваш ли это бизнес.

Иногда можно привязывать одну «приятную» задачу к другой «неприятной» в качестве бонуса. Это такая психологическая игра с вашим разумом. Можно дать себе установку: «Если на этой неделе напишу статью, которую давно откладывал, и она получит хороший отклик, то сразу же позволю себе заняться развитием сообщества, о котором так давно мечтал». У вас же наверняка есть такие «давно откладывал» и «давно мечтал»? Нет? Тогда открываем блокнот / календарь и определяемся.

Познай себя — и ты уже будешь на полпути к успеху.

Никакая внешняя мотивация (то есть от 3-х лиц) не сравнится с внутренней. Умение мотивировать себя спасет вас от зависимости от других.

6. Микро-тайм-менеджент

Классический тайм-менеджмент — это про календари, типы задач и т. д. Это важно и нужно. Но есть и другой уровень: назовем его «молекулярным».

Если цель «большого» тайм-менеджмента — упорядочивание графика и сокращение больших издержек, то в мини-варианте — это издержки соответствующего масштаба. Например, за 15 минут вы обычно успеваете сделать 3 небольших задачи. А в перспективе это можно довести до 5 мини-задач.

Каким образом? Представим, что вам нужно кратко дать поручение 2 сотрудникам. Сделать это нужно не с помощью CRM / мессенджера, а только при личном разговоре 1 на 1. Какие здесь могут быть издержки:

  • Между первым и вторым будет небольшая временная пауза. Скажем, второму нужна 1 минута, чтобы оставить текущую задачу, выйти из кабинета, дойти до вас, поприветствовать и только после этого выслушать делегируемую задачу.

Методов избежать этого — масса. От сбора заранее у двери до физического перемещения нужных сотрудников ближе к вам. Хотя в первом случае временные издержки будут за их счет: тогда считайте, чье время дороже, и к каким результатам приведет эта мини-экономия.

В бизнесе нельзя пренебрегать даже 1 минутой. Другое дело — что это не должно вести к качественным потерям и выгоранию. Старайтесь «заполнять» свободные «окна» между задачами / спринтами.

И иногда экономить время можно и технически. Сравните, за какой временной промежуток выполняется какая-либо задача на старом железе с Windows 10 и на новом MacBook’e.

Так же работает «складывание» мелких задач:

  • Просмотреть 5 раз уведомления в мессенджере и ответить на них = 5 раз х 2 минуты = 10 минут.
  • Просмотреть 1 раз все накопившиеся уведомления = 1 раз х 7 минут = всего 7 минут.

Итого: 30% экономии.

Если хотите, принципы тайм-менеджмента можно перенести и на бытовые процессы. Допустим, утренние процедуры, включающие чистку зубов, душ и завтрак у вас занимают 25 минут. Можно делегировать приготовление завтрака (звучит нелепо, когда у вас нет наемной домохозяйки, правда?), чтобы к моменту выхода из душа все было готово, дабы избежать ненужного ожидания сервировки стола. Если получится уменьшить время от старта до завершения процесса с 25 минут хотя бы до 22-23, то считайте это успехом.

Копейка — рубль, а минута — целый час бережет.

7. Анализ

Как посчитать продуктивность среднестатистического гражданина в масштабах государства — более-менее понятно. А вот лично свою — для большинства людей сложно / почти невозможно. Поэтому помогает сравнительный анализ.

Есть 3 временных разреза:

  1. Вчера — предыдущий опыт.
  2. Сегодня — действующее положение.
  3. Завтра — будущие планы.

С чем сравнивать 2?

С точки зрения мотивации, если у вас до сегодняшнего дня был постоянный рост показателей, правильнее будет сопоставлять действующие результаты с предыдущим (= менее успешным) опытом. Если постоянно думать в плоскости «завтра» («Опять сегодня не успел сделать столько, сколько хотелось бы в идеале завтра»), то это будет демотивировать. Да, иногда мотивация демотивирует, и это не тавтология.

Чтобы не разочаровываться, стройте свои ожидания правильно. «Планы», «ожидания» и «прогнозы» — это 3 разных понятия. Планы имеют свойство меняться, ожидания — не оправдываться, а прогнозы — ошибаться (учите матчасть: «погрешности прогнозирования»).

Как рассчитать 3?

Формула проста: «Завтра» = «Вчера» + «Сегодня».

Расшифровываем: будущий успех складывается из ранее приложенных усилий. Хочешь хорошее «завтра» — действуй «сегодня», начиная готовиться еще «вчера».

Сравнивать можно не только свои результаты в разных временных плоскостях, но и сопоставлять их с другими. Если у вашего коллеги, выполняющего подобные задачи, КПД выше, это повод для изучения его подхода к задачам. Возможно, пользуясь его методикой, вы сможете успевать еще больше.

8. Планирование

У некоторых людей (особенно — в digital-сфере) занятость колеблется от уровня «нереальная загруженность» до «нечем заняться». В первом случае вы переутомляетесь, беря на себя сверхвозможный объем задач, а во втором — слишком расслабляетесь, теряя мотивацию. Очевидно, что страдает планирование.

Как быть?

  • Прокачивать один из важнейших навыков, о котором сейчас не говорит только ленивый, — умение отказываться. От ненужных задач. От переговоров. От целых проектов.
  • Думать не только о «завтра», но и о «послепослезавтра».
  • Жить в профиците возможностей. Пусть у вас будет выбор с излишком. Организовывайте свои маркетинговые и PR-активности таким образом, чтобы заказов в будущем было «чуть больше, чем нужно». Отказаться от них проще, чем быстро достать, когда неожиданно наступил период «нечем заняться».

Профицит ресурсов — это вообще важный момент, которым руководствуются те, кто хочет выжать из жизни максимум. Лишнее время, лишние финансы. Физические возможности «лишними» не бывают, но их дефицита тоже нужно избегать — поэтому добавляйте в список и здоровье.

9. Восприятие и реакция

Заметил общую особенность людей с низкой продуктивностью: они живут категориями проблем, критикуя все и всех вокруг себя. Уровень ответственности близок к 0. Категория «нытиков» (грубо, но объективно) даже не умеет правильно реагировать на типовые ситуации. Чтобы не наступать на эти грабли, вы должны понимать, что такое «правильно».

Пример: в силу события N образовались сложные обстоятельства. Если все оставить, как есть, то улучшений не предвидится.

Реакция человека с низкой продуктивностью:

  • «Все плохо. Виноваты — A, B и C».

Типичная позиция человека с ориентацией на проблемы.

Правильная реакция:

  • «Факт — случилось N. Чтобы исправить ситуацию, нужно предпринять следующее: …».

Ориентация на решение.

Думайте о решениях, а не о проблемах!

10. Инструментарий

В вашем арсенале может быть миллион сервисов, электронных девайсов и приложений, но нужно не забывать, что это всего лишь инструменты. Рост их числа приводит к дополнительным временным потерям на переключение от одного к другому. Минимизируйте их количество.

11. Трудности

Откуда у Швейцарии, не имеющей собственной нефти, газа, и которой даже не хватает земли для выращивания 40% продовольственных нужд, 2-ое место в мире по ВВП на душу населения? Разумеется, у них есть преимущество в виде привлечения зарубежных инвестиций. Но есть и куча трудностей:

  • Крошечная территория. Чтобы вы понимали: площадь Швейцарии в 74 раза меньше всего лишь одного региона России — Якутии.
  • Отсутствие выхода к морю. Горная местность (Альпы — это 61% всей страны).
  • Финансовая «помойка» из «грязных» денег, что выливается в претензии от стран, которые подозревают своих граждан, сильное влияние мировых кризисов и т. п.
  • Языковые сложности — нет единого языка, который воспринимался бы на государственном уровне как общенациональный. Более того — периодически возникают конфликты между внутренними регионами с разным культурным бэкграундом.
  • И еще раз — отсутствие полезных ископаемых (а точнее — их крайне малое количество), что [пока] совсем незнакомо России.

Притом там всего 3,4% безработицы. Казалось бы, гражданину можно накопить приличную финансовую подушку и жить всю оставшуюся жизнь на пассивные доходы. Но нет, швейцарцы — трудолюбивая нация, с большим трепетом подходящая к оценке своего труда.

Зачастую люди, оказываясь в трудных жизненных условиях, становятся более активными. У них словно включается дополнительный внутренний ресурс — второе (а у кого-то — и третье) внутреннее дыхание. Да, и в нашей стране тоже. Сотрудники, у которых вдруг возникли большие расходы, либо содержащие в одиночку большие семьи, обладают большей ответственностью и понимают, что должны приносить компании прибыль.

Так же и с личной производительностью: порой нужно организовать для себя «трудности» (разумеется, без опасных последствий), чтобы стать продуктивнее.

Подытожим

11 аспектов, которые мы только что рассмотрели, — это всего лишь несколько точек зрения. Не будем затягивать статью, добавляя всем известные прописные истины. Сосредоточьтесь сначала хотя бы на пересмотре своего графика и микро-тайм-менеджменте.

Call-to-action: несмотря на место проживания, будьте настолько продуктивны, что вам будут завидовать даже люксембуржцы с рекордными £45,71 в час :)

Автор: Константин Заруцкий

Источник


* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js