10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех

в 9:30, , рубрики: ruvds, Блог компании RUVDS.com, инфраструктура, системное администрирование, финансы в IT, экономия

Это был 2013 год. Я пришёл работать в одну из компаний-разработчиков, создающих ПО для частных пользователей. Мне говорили разное, но меньше всего я ожидал увидеть то, что увидел: 32 непогашенных виртуалки на арендованном тогда ещё неприлично дорогом VDS, три «свободных» лицензии Photoshop, 2 Corel, оплаченная и неиспользуемая мощность IP-телефонии и прочее по мелочи. В первый месяц я «удешевил» инфраструктуру на 230 тысяч рублей, во второй почти на 150 (тысяч), потом геройство закончилось, начались оптимизации и в итоге мы наэкономили полмиллиона за полгода.

Опыт нас вдохновил и мы стали искать новые пути экономии. Сейчас я работаю в другом месте (угадайте, где), поэтому с чистой совестью могу поведать о своём опыте миру. И вы делитесь, давайте делать IT-инфраструктуру дешевле и эффективнее!

10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех - 1


«Последнюю шерсть ощипали с вашими затратами на сервера, лицензии, ИТ-активы и аутсорсинг», — ворчал финансовый директор и требовал планирования и бюджетирования

1. Будьте занудами — планируйте и бюджетируйте

Планирование бюджета IT-окружения вашей компании — дело скучное, а согласование — местами даже опасное. Но сам факт наличия бюджета практически гарантированно защищает вас от:

  • урезания затрат на развитие парка техники и софта (хотя бывают квартальные оптимизации, но там можно отстоять свою позицию)
  • недовольства финансового директора или бухгалтерии в момент покупки или аренды очередного элемента инфраструктуры
  • гнева руководителя из-за незапланированных трат.

Составлять бюджет нужно не только в крупных компаниях — буквально в любых. Соберите требования по ПО и железу со всех подразделений, рассчитайте необходимые мощности, учтите динамику изменения численности персонала (например, у вас колл-центр или саппорт увеличиваются в нагруженный сезон и сокращаются в свободный), обоснуйте траты и разработайте бюджетный план с разбивкой по периодам (идеально — по месяцам). Таким образом вы будете точно знать, сколько денег вы получите для своих ресурсоёмких задач, и оптимизируете затраты.

10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех - 2

2. Используйте бюджет правильно

После того, как бюджет согласован и подписан, появляется адский соблазн перераспределить затраты и, например, вбухать весь бюджет в дорогостоящий сервер, на котором можно развернуть весь DevOps с мониторингом и шлюзами :-) В таком случае вы можете оказаться в режиме дефицита ресурсов для остальных задач и получить перерасход. Поэтому ориентируйтесь исключительно на реальные потребности и бизнес-задачи, для решения которых нужны вычислительные мощности.

3. Модернизируйте сервера вовремя

Устаревшие железные серверы, равно как и виртуальные, не приносят организации никакой пользы — они вызывают вопросы в плане безопасности, скорости и интеллектуальности. Вы тратите больше времени, сил и денег на компенсацию недостающей функциональности, на ликвидацию проблем с безопасностью, на какие-то заплатки для ускорения. Поэтому обновляйте свои железные и виртуальные ресурсы — например, можете прямо сейчас это сделать по нашей акции «Турбо VPS», цены не стыдно показать на Хабре.

К слову, я не раз сталкивался с ситуациями, когда железный сервер в офисе был совершенно неоправданным решением: большинство компаний малого и среднего бизнеса могут решить все задачи на виртуальных мощностях и сэкономить очень много денег.

10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех - 3

4. Оптимизируйте работу обычных пользователей

Приучите всех ваших пользователей экономить электричество использовать инфраструктуру бережно. Вот примеры типичного перерасхода на пользовательской стороне:

  • Установка ненужных прикладных программ по принципу «на весь отдел» — пользователи просят поставить софт как у соседа, потому что надо или просто формируется заявка типа «7 лицензий Photoshop на отдел дизайна». При этом в отделе дизайна с фотошопом работают четверо, а остальные трое — верстальщики, и используют его раз в полгода. В таком случае лучше закупить 4 лицензии, а 1-2 задачи в год решать с помощью коллег. Но чаще такая история случается с офисным ПО (в частности, пакетом MS Office, который нужен абсолютно всем в полном объёме). На самом деле, подавляющее число сотрудников могут обойтись open source редакторами или практичным Google Docs.
  • Пользователи занимают виртуальные ресурсы и методично выедают все арендованные мощности — например, тестировщики любят насоздавать нагруженные виртуалки и забыть их хотя бы погасить, не брезгуют этим и разработчики. Рецепт прост: уходя, гасите всех :-)
  • Пользователи используют сервера компании как глобальное файлохранилище: заливают фотографии (в RAW), видео, выкладывают гигабайты музыки, особо отпетые могут даже создать небольшой игровой сервачок на рабочих мощностях (таких мы порицали на корпоративном портале в юмористической форме — очень классно работало).
  • Дорогие во всех смыслах сотрудники тащат на работу пиратский софт, и вот, они, штрафы, проблемы с полицией и вендорами. Работайте с доступами и политиками, потому что всё равно притащат, даже если вы будете толкать слёзные речи в корпоративной столовой и писать мотивирующие плакаты.
  • Пользователи считают, что они вправе требовать любой удобный им инструмент. Так, у меня в арсенале были аренда Trello, Asana, Wrike, Basecamp и Битрикс24. Потому что каждый менеджер проектов выбирал для своего отдела удобный или привычный продукт. В итоге 5 решений на поддержке, 5 разных ценников, 5 счетов, 5 разных маркетплейсов и тюнингов и т.д. Никакой тебе интеграции, унификации и сквозной автоматизации — сплошной церебральный геморрой. В итоге по согласованию с генеральным я прикрыл лавочку, выбрал Asana, помог смигрировать данные, сам обучил лютых коллег и неплохо сэкономил, в том числе силы и нервы.

В общем, договаривайтесь с пользователями, обучайте их, проводите ликбез и стремитесь облегчить и их, и свою работу. В конечном итоге они вам будут благодарны за порядок в делах, а руководители — за сокращение расходов. Ну и наверное, вы, мои дорогие профи Хабра, заметили, что решение перечисленных проблем ни что иное как формирование корпоративной информационной безопасности. За это отдельное спасибо сисадмину (сам себя не поблагодаришь…).

10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех - 4

5. Комбинируйте облачные и десктопные решения

Вообще, исходя из того, что я работаю в хостинг-провайдере и в конце статьи полон желания рассказать вам о крутой распродаже серверных мощностей для компаний любого масштаба, я должен размахивать флагом и кричать «Все в облака!». Но тогда я согрешу против своей инженерной квалификации и буду выглядеть как маркетолог. Поэтому призываю вас подходить к вопросу разумно и комбинировать облачные и десктопные решения. Например, вы можете арендовать как услугу (SaaS) облачную CRM-систему, и она согласно буклету стоит 1000 р. на пользователя в месяц — сущие копейки (я опущу вопрос внедрения, на Хабре про это уже было). Так вот, за три года на 10 сотрудников вы потратите 360 000 рублей, за 4 — 480 000, за 5 — 600 000 и т.д. При этом вы можете внедрить десктопную CRM, оплатив конкурентные лицензии (+100 к экономии) примерно за 250 тыс. руб. и обслуживать её как тот же фотошоп. Иногда выгода в периоде 2-5 лет реально впечатляет.

10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех - 5

И наоборот, нередко облачные технологии позволяют вам экономить на железе, зарплатах инженеров, вопросах защиты данных (но вообще не экономьте на них!), масштабировании. Облачные средства легко подключать и отключать, расходы на облака не ложатся в капитальные затраты компании — в общем, плюсов очень много. Выбирайте облачные решения, когда это оправдано с точки зрения масштабирования, оперативности и гибкости.

Считайте, сочетайте и выбирайте выигрышные комбинации — не дам универсального рецепта, они свои для каждого бизнеса: кто-то отказывается от облаков напрочь, кто-то весь бизнес строит в облаках. Кстати, никогда не отказывайтесь от обновлений ПО (даже платных) — как правило, разработчики прикладного софта для бизнеса выкатывают более стабильные и функциональные версии.

И ещё правило для софта: избавьтесь от старого ПО, которое приносит меньше, чем потребляет на обслуживание и поддержку. На рынке уже точно есть аналог.

6. Избегайте дублирования программного обеспечения

Я уже рассказал о пяти системах управления проектами в моём IT-зоопарке, однако вынесу в отдельный пункт. Отказались от определённого ПО, выбрали новый софт — не забудьте перестать платить за старый, нашли новые услуги хостинга — расторгните договор со старым провайдером, если нет особых соображений. Отслеживайте профили пользования ПО сотрудниками и избавляйтесь от неиспользуемого и дублирующего софта.

Идеально, если у вас будет система мониторинга и анализа установленного программного обеспечения — так вы сможете видеть рабочие дубли и проблемы в автоматическом режиме. К слову, работа такого рода помогает компании избежать задвоения и повторения данных — иногда поиски того, кто накосячил, занимают слишком много времени.

10 способов сэкономить на IT-инфраструктуре для всех - 6

7. Причешите прикладную инфраструктуру и периферию

Да кто эти расходники считает: картриджи, флешки, бумагу, зарядные устройства, ИБП-шки, принтеры и проч. диски-трубки. А зря. Начните с бумаги и принтеров — проанализируйте профили печати и сделайте сеть принтеров или МФУ с публичным доступом, вы удивитесь, сколько бумаги и картриджей сэкономиться и на сколько снизится стоимость печати одного листа. И нет, это не крохоборство, это оптимизация важного процесса. Никто не запрещает печатать курсовики и рефераты на конторской технике, но печатать книги, которые жалко купить или неохота читать с экрана, это too much.

Далее — всегда имейте запас расходников, которые вы приобретаете у поставщиков со скидкой, чтобы в случае проблем с техникой не покупать втридорога в ближайшем техномаркете. Следите за амортизацией и износом, ведите учёт и формируйте подменный фонд — кстати, неплохо иметь подменный фонд и для базовой оргтехники. Просто потому что за простои на работе вас не похвалят, это тоже потеря денег, особенно в торговых и сервисных компаниях.

Что касается прикладной инфраструктуры, то тут две основных статьи затрат: интернет и связь. Выбирая провайдера, смотрите на пакетные предложения, читайте звёздочки у тарифов, обращайте внимание на качество связи и SLA. Некоторые админы решают не заморачиваться и покупают, например, IP-телефонию в пакете с платной виртуальной АТС, на которую также оформляется ежемесячная подписка. Не ленитесь, покупайте только трафик и учитесь работать с Asterisk — это лучшее из того, что было создано в сфере ВАТС и почти беспроблемное решение для бизнес-задач малого и среднего бизнеса (если у вас прямые руки).

8. Документируйте и создавайте инструкции для сотрудников

Это лень и это нужно. Во-первых, вам будет проще работать, во-вторых, адаптация новичков будет бесшовной. Наконец, вы сами будете знать, что ваша инфраструктура актуальная, цельная и в полном порядке. Составляйте инструкции по безопасности, короткие мануалы для пользователей, FAQ, описывайте правила и нормы использования офисной техники. Материально существующая инструкция гораздо убедительнее слов, к ней всегда можно обратиться. Таким образом, вы можете отправлять ссылку на документ при любом релевантном вопросе и не принимать аргумент «Меня не предупредили». Так вы здорово сэкономите на ликвидации ошибок.

9. Используйте услуги аутсорсеров

Даже если у вас в компании целый IT-департамент или наоборот небольшая инфраструктура, использовать услуги аутсорсеров не зазорно. Почему бы не получить услуги классных профессионалов, специализированных на чём-то сложном, за небольшие деньги, то есть не покупая такого специалиста в штат. Отдайте на аутсорс часть DevOps, обслуживание печати, администрирование нагруженного сайта, если у вас такой есть, саппорт и колл-центр. Ваша ценность от этого не упадёт, напротив, вы получите дополнительную экспертизу в сфере контактов со сторонними подрядчиками.

Если ваш руководитель считает, что аутсорс — это дорого, просто объясните ему, сколько ему придётся платить выделенному специалисту. Реально работает.

10. Не ввязывайтесь в open source и свою разработку

Я инженер, я разработчик в прошлом и свято верю в то, что именно open source спасает мир — чего стоят библиотеки, системы мониторинга, системы управления серверами и т.д. Но если ваша компания решает купить open source CRM, ERP, ECM и т.д. или шеф на совещании кричит, что вы запилите свой биллинг на коленке, спасайте корабль, он идёт на рифы. Вот аргументы, на которых стоит стоять перед лицом вдохновлённого руководителя с горящим взором:

  • open source плохо поддерживается, если это публичный репозиторий либо очень дорого поддерживается, если это open source от компаний (СУБД, офисные пакеты и т.д.) — вы будете платить буквально за каждый вопрос, запрос и тикет;
  • внутренний специалист для развёртывания внутреннего open source продукта будет очень дорого ввиду своей раритетности;
  • доработки open source могут быть сильно ограничены знаниями, умениями или даже лицензированием;
  • с open source вы очень долго не стартуете и слишком сложно вам будет адаптировать его под бизнес-процессы.

Стоит ли говорить, что своя разработка — это очень долгое и дорогое мероприятие? По своему опыту скажу, что на работающий прототип с соответствием бизнес-требованиями и возможностью дать в нём работать пользователям, уходит от трёх лет. И то, если у вас хорошая команда программистов (зарплаты можете посмотреть на «Моём круге» — выводы напросятся сами).

Так что буду банален и повторюсь: считайте все варианты.

Итак, подведу краткие итоги, чтобы убедиться, что ничего не забыл:

  • считайте деньги — сопоставляйте разные варианты, учитывайте факторы, сравнивайте;
  • стремитесь сократить время на обслуживание и обучение пользователей, снижайте риск «вмешательства дурака»;
  • старайтесь консолидировать и интегрировать технологии — стройная архитектура и сквозная автоматизация решает;
  • инвестируйте в развитие IT, не живите с устаревшими технологиями — они высосут деньги;
  • соотнесите спрос и потребление IT-ресурсов.

Вы можете спросить — а зачем экономить чужие деньги, раз контора платит? Логичный вопрос! Но ваше умение оптимизировать затраты и управлять IT-активами эффективно прежде всего ваш опыт и ваша характеристика как профессионала. Мы же тут все умеем делать конфетку из подручных материалов :-)


У RUVDS просто WOW-акция как отличный повод для обновления виртуальных мощностей. Заходите, смотрите, выбирайте — до 30 апреля осталось совсем немного.

Для остальных — традиционная скидка в 10% по промо-коду habrahabr10.

Автор: ru_vds

Источник

* - обязательные к заполнению поля