Рубрика «gmail» - 13

Добрый день!

Сегодня хочу рассказать жителям Хабра об одном из способов применения всем известного сервиса Google Site (Сайты Google), а именно, об использовании его для хранения инструкций (должностных инструкций) с описанием шагов выполнения типовых задач в жизни и бизнесе.

Проблема (или откуда возникла идея)

Первый пример

Наверное, у каждого из нас дома есть роутер, такая коробочка с моргающими огоньками, которая позволяет всем устройствам в нашей квартире подключаться к сети Интернет. Так вот, настраивать роутер мне приходится крайне редко (реже чем раз в год), и его настройку можно смело отнести к вынужденной мере (сменил интернет-провайдера, переехал в другую квартиру и т.д.). Большую часть времени он работает исправно, и мне на глаза не попадается (спокойно пылится где-то в углу). Но ничто не может работать вечно, и раз в неопределенный срок к вопросу настройки точки доступа в Интернет приходится прибегать.

И этот момент, по крайней мере для меня, достаточно неприятен. Вместо того чтобы продолжать спокойно работать, мне приходилось начинать лазить по форумам, читать мануал, созваниваться с поставщиком услуг Интернета и неимоверными усилиями вытаскивать у себя из памяти правильную последовательность действий, благодаря которым Wi-Fi снова начнет работать у меня в доме.

Второй пример

Для нужд бизнеса мне понадобилось открыть ИП (индивидуальный предприниматель) на свое имя. И как вы понимаете, ведение бухгалтерии для ИП, особенно на УСН (упрощенная система налогообложения), значительно проще, т.к. вы все налоги платите 1 раз в год. Да и страховые взносы и прочее можно платить или раз в квартал, или раз в год. Все равно, хоть и редко, но заниматься этим надо. Если не заплатить налоги, налоговая сразу начинает судебные тяжбы и высылает к вам судебных приставов, даже если сумма долга незначительная.

Так вот, раз в год (со страховыми взносами раз в квартал) мне приходится делать ряд манипуляций с системой «Клиент-банк», платежками и прочей бюрократической волокитой с целью уплаты всех необходимых сумм.

Я технарь и не хочу становиться бухгалтером! А если ошибешься в платежке или последовательности описанных выше действий, то получишь немного дополнительного геморроя в свою повседневную жизнь (рассчитывать на свою память и надеяться, что чётко вспомню правильный набор действий, которые выполнял год назад, в данной ситуации не вариант).

Поэтому проведение всех этих операций также сопровождалось звонками в налоговую и Пенсионный фонд, чтением форумов, звонками сотрудникам техподдержки «Клиент-банка», а для меня дополнительным напрягом.

Пример три

Наш интернет-проект непрерывно растет и развивается, и, как вы понимаете, нам регулярно требуются новые сотрудники. Но далеко не все люди, желающие у нас работать, отвечают нашим требованиям и успешно проходят испытательный срок. Если вы пробовали нанять кого-то на работу, то понимаете, что с первого раза найти нужного вам сотрудника – это не такая уж простая задача.

Плюс ко всему, никто не отменял возможность сотрудника уйти из нашей компании. В жизни может случиться все что угодно: решил открыть свой бизнес, нашел более привлекательную должность, переехал в другой город и т.д.

В итоге, раз за разом ключевые сотрудники организации сталкиваются с необходимостью обучать новых рекрутов с целью доведения их знаний до необходимого нам уровня. Т.е. прежде чем кандидат в сотрудники станет полноценным сотрудником, мы его учим всему, что может ему понадобиться в его дальнейшей работе в нашей компании.

Ремарка: Мы не сразу пришли к необходимости обучать каждого вновь прибывшего сотрудника (доводить его знания до необходимого уровня), но данный подход уже себя оправдал. Обучение для сотрудников жизненно необходимо для успеха вашего бизнеса!

И так, от сотрудника к сотруднику, нам приходилась рассказывать одно и то же. Рассказывать о том, какие программы мы используем для работы, как их устанавливать, как ими пользоваться, рассказывать все основные правила работы и т.д. На подобное обучение уходило немало времени не только обучаемого, но и того, кто учит. Т.е. высококвалифицированный сотрудник тратил свое оплачиваемое рабочее время на обмен опытом с новичком, вместо того чтобы выполнять свои прямые обязанности. А так как, возможно, новичок не пройдет испытательный срок и покинет нашу компанию, то все затраченные усилия, по сути, просто могли вылететь в трубу.

С другой стороны, дать новому сотруднику полную свободу и не контролировать его, как и что он делает, мы тоже не могли, т.к. в подобном случае поставленная перед ним задача будет с большой вероятностью просто завалена (или не будет выполнена вообще, или будет сделано не то, что требовалось, независимо от качества написания ТЗ и т.д.). У новичка стресс! Он только что попал в новое место (чужой монастырь), в котором работают новые для него люди, действуют свои внутрикорпоративные правила и т.д.

И в итоге получается, что страдает качество предоставляемых нашей организацией услуг. Наш бизнес становится не полностью управляемым и ведет себя не как система, а как что-то иное, выдающее непредсказуемые результаты.

В итоге, пару раз пройдя по граблям, мы поняли, что все типовые процессы должны быть задокументированы!

Все типовые шаги в бизнесе (и жизни), все бизнес-процессы должны быть описаны с помощью максимально подробных пошаговых инструкций, выполнение которых даст необходимое качество выполнения работ.

Должно быть создано единое хранилище, в котором будут структурированно храниться все необходимые инструкции, и в любой момент из любой точки, где есть Интернет, я и мои сотрудники смогут получить к ним доступ (желательно с разграничением прав).

И тут нам на помощь приходит всем известная «Википедия» (WIKI), но не то, что в ней написано, а её структура.Читать полностью »