Еще раз о презентациях. Очевидные основы, которыми большинство пренебрегает. Часть первая

в 14:27, , рубрики: Презентации, управление проектами

В силу своей профессии я выступаю и присутствую на конференциях, семинарах, заседаниях рабочих групп, лекциях и пр. Очень часто, практически всегда, заметно достаточно низкое качество представления презентаций, даже несмотря на безукоризненное понимание излагаемого материала самим докладчиком. Возможно, это связано с тем, что у нас нет уроков, лекций и курсов, включенных в стандартный образовательный процесс. Поэтому, каждый делает доклады кто во что горазд в меру своего понимания прекрасного. Тем не менее, какие-то базовые знания о создании доклада быть должны. И их можно обнаружить, например, в руководстве для $inline$LaTeX$inline$ пакета BEAMER, созданного как раз для подготовки презентаций. Но речь не о данном конкретном пакете и не о $inline$TeX$inline$-е, а о разделе 5 части I этого руководства, в котором содержатся общие рекомендации по подготовке докладов. И, поскольку, в большей своей части они полностью соответствуют моим представлениям, я решил сделать перевод для ознакомления широкой аудиторией, по возможности сохранив стилистику и форматирование.

Сразу пару замечаний:
1) пакет BEAMER оперирует другими, отличными от PowerPoint понятиями slide и frame (презентация состоит из серии фреймов, каждый фрейм, в свою очередь, состоит из нескольких слайдов), но на восприятии текста это не сказывается;
2) несколько раз в тексте встретятся команды TeX, но, в контексте они не потребуют объяснений.

5 Рекомендации для создания презентаций

В этом разделе мы обрисуем рекомендации, которым стараемся придерживаться при создании презентаций. Эти рекомендации возникают либо из опыта, из здравого смысла, либо из рекомендаций других людей или книг. Эти правила, конечно, не следует рассматривать как заповеди, которые, в случае невыполнения, приведут к катастрофе. Основное
правило типографики также применимо к созданию презентаций: Любое правило может быть нарушено, но ни одно не может быть проигнорировано.

5.1 Структурирование презентации

5.1.1 Понимание ограничений по времени

Когда вы начинаете создавать презентацию, самое первое, о чем необходимо беспокоиться, это о том количестве времени, которым вы располагаете для своего доклада. В зависимости от обстоятельств, оно может быть от 2 минут до двух часов.

  • Простое правило для количества фреймов заключается в том, что у вас должно быть не более одного фрейма в минуту.
  • В большинстве случаев, у вас будет меньше времени на доклад, чем вам бы хотелось.
  • Не старайтесь впихнуть в презентацию больше, чем позволяет время. Не имеет значения, насколько вам кажутся важными некоторые подробности, лучше их опустить, но четко изложить основную мысль, чем не донести ни главный смысл, ни детали.

Во многих ситуациях, быстрая оценка того, сколько времени у вас есть, покажет, что вы не сможете упомянуть некоторые тонкости. Это знание может сэкономить вам многие часы работы по подготовке слайдов, которые вы в любом случае должны будете позже удалить в любом случае.

5.1.2 Глобальная структура

Для того, чтобы создать «глобальную структуру» презентации, учитывая временные ограничения, действуйте следующим образом:

  • В уме сделайте список того, о чем можно разумно говорить в пределах отведенного времени.
  • Разбейте список на разделы и подразделы.
  • Для очень длинных докладов (например, 90-минутной лекции), вы можете также разделить ваше выступление на независимые части (например, «обзор предыдущей части лекции» и «основная часть»), используя команду part. Следует отметить, что каждая часть имеет свое собственное оглавление.
  • Не бойтесь менять структуру позже, когда работаете над докладом.

Части, раздел и подразделы

  • Не используйте более четырех и менее двух разделов в каждой части.

Даже четырех разделов, на самом деле, слишком много, если они не придерживаются очень легкой структуры. Пять и более разделов просто слишком трудно запомнить слушателям. В конце концов, когда вы показываете оглавление, аудитория еще не в состоянии ухватить важность и взамосвязь различных разделов и, скорее всего, забудет о них к тому моменту, когда вы до них доберетесь.

  • В идеале, оглавление должно быть понятно само по себе. В частности, оно должна быть постижимо до того, когда кто-то услышит вашу речь.
  • Делайте названия разделов и подразделов самодостаточными.
  • Как разделы так и подразделы должны следовать логической схеме.
  • Начинайте с объяснения того, о чем ваш доклад. (Не думайте, что все это знают.
    Закон о Невежественной Аудитории гласит: Кто-то важный в аудитории всегда знает меньше, чем вы думаете, что каждый должен знать, даже если брать во внимание Закон о Невежественной Аудитории.)
  • Потом объясняйте, что вы или кто-то еще выяснил по существу темы.
  • Всегда заканчивайте свою речь выводом, который повторяет основную идею доклада в кратком и простом виде. Люди уделяют наибольшее внимание началу и концу доклада. Резюме — ваш „второй шанс“ донести мысль.
  • Вы можете также добавить часть с дополнением командой appendix.
    Поместите в эту часть все то, о чем вы, в действительности, не собираетесь рассказывать, но может пригодиться, когда зададут вопросы.
  • Не используйте подподразделы, они зло.

Аннотация

В статьях аннотация дает краткое изложение всей работы примерно в 100 словах. Оно предназначено для того, чтобы помочь читателям оценить, нужно ли им читать всю статью или нет.

  • Поскольку маловероятно, что ваши слушатели убегут после первого слайда, в презентации обычно не нужно представить аннотацию.
  • Тем не менее, если вы можете дать хорошую, лаконичную формулировку вашего доклада, вы можете захотеть вставить абстракт.
  • Если вставляете аннотацию, убедитесь, что это не какой-то длинный текст, а только очень краткая идея.
  • Никогда, никогда не используйте аннотацию из статьи для презентации, кроме случаев, когда абстракт это „Мы показали что $inline$P=NP$inline$“ или „Мы показали что $inline$P neq NP$inline$“
  • Если ваша аннотация является одной из двух вышеуказанных, еще раз проверьте, правильно ли вашие доказательство.

Нумерованные теоремы и определения

Обычный способ глобального структурирования (в математике) статей и книг заключается в использовании последовательно пронумерованных определений и теорем. К сожалению, для презентаций ситуация немного более сложная, и нам хотелось бы отговорить от использования нумерованных теорем в презентации. Слушатели никогда не запомнят эти числа. Никогда не говорите „теперь, по теореме 2.5, которую я показал вам ранее, мы получаем...“ Было бы гораздо лучше сослаться, скажем, на теорему Куммера вместо теоремы 2.5. Если Теорема 2.5 какая-то малоизвествная, без собственного имени (в отличие от теоремы Куммера или Главной теоремы или Второй Главной теоремы или Ключевой леммы), то аудитория забудет о ней любом случае к моменту, когда вы обратитесь к ней снова.

По нашему мнению, единственная ситуация, в которой нумерация теорем имеет смысл в презентации, это лекция, во время которой студенты могут читать конспекты параллельно с этой лекцией, где теоремы пронумерованы в точности так же.

Если вы даете теоремам и определениям номера, нумеруйте все последовательно. Таким образом, если есть одна теорема, одна лемма, и одно определение, вы получите Теорему 1, Лемму 2 и Определение 3. Некоторые предпочитают все три пронумеровать числом 1. Мы настоятельно хотели бы предостеречь от этого. Проблема в том, что это делает практически невозможным найти что-либо если Теорема 2 может идти после Определения 10 или наоборот. Статьи и, еще хуже, книги, которые имеют Теорему 1 и Определение 1 причиняют боль.

  • Не причиняйте боль другим людям.

Библиография

Вы можете также представить список литературы в конце своего доклада, чтобы люди могли видеть какого рода „дополнительная литература“ возможна. Когда добавляете к презентации библиографию, держите в голове следующее:

  • Плохая идея представлять длинный список литературы в презентации. Показывайте очень небольшое количество ссылок. (Естественно, это относится только к самому докладу, а не к раздаточному материалу.)
  • Если вы представляете больше ссылок, чем помещается на одном слайде, вы можете быть почти уверены, что ни одна из них не запомнится.
  • Показывайте ссылки только если они предназначены в качестве „дополнительной литературы.“ Не делайте так, как вы обычно делаете в статьях.
  • Вы не должны представлять длинный список всех ваших других замечательных работ если они не относятся к вашему докладу.
  • Использование команды cite может сбить с толку, так как маловероятно, что аудитория удержит в памяти ссылку. Если вы ссылаетесь на публикацию, всегда цитируйте полное имя автора и года, как „[Tantau, 2003]“ вместо „[2,4]“ или „[Tan01, NT02]“.
  • Если хотите быть скромным, можете сократить свое имя при цитировании себя как
    »[Nickelsen и Т., 2003]" или "[Nickelsen и Т, 2003]". Тем не менее, это может привести к путанице для слушателей, так как часто не сразу понятно, кто такой именно «Т.» Мы рекомендуем использовать полное имя.

5.1.3 Структура фрейма

Так же, как и вся презентация, каждый фрейм также должен быть структурирован. За фреймом, заполненным исключительно неким длинным текстом очень трудно следить. Это ваша работа структурировать содержимое каждого фрейма таким образом, чтобы, в идеале, публика сразу увидела, какая информация важная, какая является дополнительной, как представленная информация связана, и так далее.

Название фрейма

  • Поместите заголовок на каждом фрейме. Заголовок объясняет содержимое фрейма людям, которые не следят за всеми деталями на слайде.
  • Заголовок должен действительно объяснять, не просто давать зашифрованное резюме, которое не может быть понято, пока не понят весь слайд. Например, название вроде «Обзор определения ЧУМ» каждого заставит ломать голову, о чем может быть этот слайд. Названия типа «Обзор определения частично упорядоченных множеств (ЧУМ)» или «Частичное Упорядочение на Столбцах Матрицы Генотипа» намного более информативны.
  • В идеале, названия на последовательных фреймах должны «рассказать историю» сами по себе.
  • В английском языке, в названии фрейма вы должны либо всегда писать все слова с заглавной буквы, кроме артиклей «a» или «the» (как в названии), или всегда использовать обычные строчные буквы. Не смешивайте; придерживайтесь одного правила. То же самое верно и для заголовков блоков. Например, не пишите названия «A short Review of Turing machines.» Либо используйте «A Short Review of Turing Machines.» Или «A short review of Turing machines.» (Тьюринг до сих пор пишется с большой буквы, так как это имя).
  • В английском языке название всего документа должно быть написано заглавными буквами, независимо от того, что вы еще пишите прописными.
  • В немецком и других языках, в которых много слов с заглавными, всегда используйте правильные прописные/строчные буквы. Никогда ничего не пишите с заглавных в дополнение к тому, что пишут обычно.

Сколько можно поместить на фрейм?

  • Чем на фрейме меньше, тем лучше. Обычный фрейм должен содержать от 20 до 40 слов. Максимум — около 80 слов.
  • Не думайте, что каждый в аудитории является экспертом по обсуждаемому вопросу. Даже если слушающие вас люди были бы экспертами, последний раз они могли слышать о вещах, которые вы считаете очевидными, несколько лет назад. Вы всегда должны иметь время для быстрого напоминания о том, что такое «семантический класс сложности» или «частично упорядоченное множество».
  • Никогда не помещайте ничего на слайде, чего вы не собираетесь объяснять во время доклада, даже для того, чтобы впечатлить кого-нибудь тем, насколько ваша тема сложная на самом деле. Тем не менее, вы можете объяснять то, чего слайде нет.
  • Будьте проще. Как правило, ваша аудитория будет видеть слайд менее 50 секунд. У них не будет времени, ломать голову над длинными предложениями или сложными формулами.
  • Лэнс Фортноу, профессор информатики, утверждает: пользователи PowerPoint делают доклады лучше. Его соображение: Так как PowerPoint настолько плох для набора математических выражений, его пользователи используют меньше математики, делая свои доклады проще для понимания. Некая истина в этом есть, на наш взгляд. Огромные возможности по набору математических формул TEX-а могут легко вас соблазнить использовать гораздо больше формул, чем это необходимо и полезно для здоровья. Например, вместо того чтобы писать «Так как $inline$|{xin {0,1}* | xsqsubseteq y }|< infty$inline$, мы имеем...» используйте «Поскольку $inline$y$inline$ имеет лишь конечное число префиксов, мы имеем..» Вы удивитесь, сколько математического текста можно переформулировать на простй английский язык или просто опустить. Естественно, что если в действительности вы обсуждаете какую-то математическую проблему, как в лекции по математике, используйте возможности $inline$TeX$inline$-а сколько душе угодно.

Структурирование фрейма

  • Используйте окружение блоков, такие как block, theorem, proof, example, и так далее.
  • Предпочитайте нумерованные и ненумерованные списки вместо простого текста.
  • Используйте окружение description, когда вы даете определение нескольким вещам.
  • Не используйте более двух уровней вложенния в списках. BEAMER поддерживает три уровня, но вы не должны использовать этот третий уровень. Вообще, вы не должны использовать даже второй. Вместо этого пользуйтесь хорошей графикой.
  • Не создавайте бесконечные нумерованные и ненумерованные списки.
  • Не раскрывайте списки по кускам.
  • Акценты является важной частью создания структуры. Используйте команду alert для выделения важных вещей. Это может быть одно слово или целое предложение. Тем не менее, не злоупотребляйте выделением, так как это сведет результат на нет.
  • Используйте колонки.
  • Никогда не используйте подстрочные примечания. Они без необходимости нарушают поток чтения. Либо то, что сказано в сноске важно и должны быть помещено в обычный текст, либо это не имеет значения и должно быть опущено (особенно в презентации).
  • Используйте quote или quotation чтобы вставить текст в кавычках.
  • Не используйте опцию allowframebreaks кроме как для длинных библиографий.
  • Не используйте длинные библиографии.

Написание текста

  • Используйте короткие предложения.
  • Предпочитайте фразы полным предложениям. Например, вместо «На рисунке слева показана машина Тьюринга, на рисунке справа показан конечный автомат.» попробуйте «Слева: машина Тьюринга. Справа: Конечный автомат.» Еще лучше, превратите это в список или описание.
  • Расставляйте знаки препинания правильно: нет знаков препинания после фраз, полная пунктуации в и после полных предложений.
  • Никогда не используйте меньший размер шрифта, чтобы «поместить больше на фрейме.» Никогда, никогда не используйте порочную опцию shrink.
  • Не переносите слова. Если совершенно необходимо, переносите слова «вручную» с помощью команды -.
  • Делайте разрыв строк «вручную» с помощью команды \. Не полагайтесь на автоматический перенос строки. Рвите там, где логическая пауза. Например, хорошие разрывы в «ленточный алфавит больше, чем входной алфавит» перед словом «больше» и перед «входной.» Плохие разрывы либо перед «алфавит» или перед «чем.»
  • текст и цифры на графиках должны иметь такой же размер, как и обычный текст. Нечитаемые числа по осям обычно губят диаграмму и ее смысл.

5.1.4 Интерактивные элементы

Представим себе, во время презентации вам захочется представить ваши слайды в идеально линейном стиле, предположительно, нажимая клавишу PgDn для каждого слайда. Тем не менее, существуют разные причины, по которым вам следует отклониться от этого линейного порядка:

  • Ваша презентация может содержать «различные уровни детализации», которые могут или не могут быть пропущены или развернуты, в зависимости от реакции аудитории.
  • Вам задавали вопросы и вы хотите показать дополнительные слайды.
  • Вы показываете сложную картину и вам нужно «уменьшить» различные части, чтобы объяснить детали.
  • Вам задали вопросы о предыдущем слайде, которые заставят вас найти, а затем перейти к тому слайду.

В реальности, вы не можете подготовиться к вопросам такого рода. В этом случае, вы можете использовать навигационную панель и символы, чтобы найти интересующий вас слайд (см. 8.2.3).
Что касается первых трех видов отступлений, есть несколько вещей для подготовки «запланированного объезда» или" запланированного среза".

  • Вы можете добавить кнопки «Пропустить». Когда такая кнопка нажата, вы перескакиваете через определенную часть вашего доклада. Кнопка пропуска имеет два преимущества по сравнению с простым нажатием клавиши «вперед»: во-первых, вы оказываетесь в правильном месте и, во-вторых, отметка этой кнопки может дать слушателям визуальную обратную связь, что именно будет пропущено. Например, при нажатии кнопки пропуска с надписью «Пропустить доказательство» никто не начнет ломать голову над тем, что вы хотите пропустить.
  • Вы можете добавить приложение к вашему докладу. Приложение «полностью изолировано» от основного доклада. Только когда вы входите в раздел приложений (предположительно, через гиперссылку), структура приложения становится видимой. Вы можете поместить все фреймы, которые не собираетесь показывать во время нормального хода вашего доклада, но которые вы хотели бы иметь под рукой на случай, если кто-нибудь спросит, в этом дополнении.
  • Вы можете добавить кнопки «Перейти» и «Вернуться» для создания обходных путей. Нажатие кнопки «Перейти» перебросит к определенной части презентации, где можно показать дополнительные подробности. В этой части кнопка возврата есть на каждом слайде, которая позволит перепрыгнуть обратно к месту, где была нажата кнопка «Перейти».
  • В BEAMER, вы можете использовать команду againframe для того чтобы «продолжить» фреймы, которые вы ранее где-то создали, но некоторые детали опустили. Вы можете использовать команду againframe гораздо позже, например, только в приложении, чтобы показать там дополнительные слайды.
  • В BEAMER вы можете использовать команду framezoom для создания ссылки на масштабирование части сложного слайда.

5.2 Использование графики

Графика часто передает понятия или идеи гораздо более эффективно, чем текст: рисунок может сказать больше тысячи слов. (Хотя, иногда слово может сказать больше, чем тысячи рисунков.)

  • Помещайте (по крайней мере) один график на каждом слайде, когда это возможно. Визуализация невероятно помогает слушателям.
  • Как правило, графика располагается слева от текста. (Используйте окружение columns.) При чтении слева-направо мы сначала смотрим слева.
  • Графики должны иметь те же типографские параметры, что и текст: используйте те же шрифты (того же размера) в графике, как и в основном тексте. Маленькая точка на графике должна иметь точно такой же размер, как маленькая точка в тексте. Ширина линии должна быть такой же, как ширина штриха, используемого при создании глифов шрифта. Например, 11pt, нежирный шрифт Computer Modern имеет ширину штриха 0.4pt.
  • В то время как растровые изображения, например фотографии, могут быть гораздо более красочным, чем остальная часть текста, векторная графика должна следовать той же «цветовой логике» как и основной текст (черный = нормальные линии, красный = выделенные части, зеленый = примеры, синий = структура).
  • Как и в тексте, вы должны объяснять все, что показано на графике. Необъясняемые детали озадачивают аудиторию, было ли что-то важное, что они пропустили. Будьте осторожны при импорте графиков из статьи или другого источника. Обычно на них гораздо больше деталей, чем вы сможете объяснить и они должны быть радикально упрощены.
  • Иногда сложность графики является преднамеренной, и вы готовы потратить много времени, объясняя изображение в мельчайших деталях. В этом случае, вы будете часто сталкиваются с проблемой, что мелкие детали графика трудноразличимы для слушателей. В этом случае вы должны использовать команду типа framezoom для приближения предполагаемых интересных частей графического объекта, см раздел 11.3.

5.3 Использование анимационных эффектов и переходов

  • Используйте анимацию для объяснения динамики систем, алгоритмы и т.д.
  • Не используйте анимацию только для привлечения внимания вашей аудитории. Это часто отвлекает внимание от основной темы слайда. Независимо от того, насколько круто вращение, как смотрится летающая теорема и независимо от того, насколько сильно вы чувствуете, что ваша аудитория нуждается в каком-то действии, чтобы быть счастливой, большинство людей в аудитории обычно будет чувствовать что вы их развлекаете.
  • Не используйте отвлекающие спецэффекты, такие как «растворение» слайда, если у вас нет очень хорошего повода для этого. Если уж используете, используйте их редко. Они могут быть полезны в некоторых ситуациях: например, вы можете показать мальчика на слайде и, возможно, захотите чтобы этот слайд растворился и превратился в слайд, показывающий вместо этого взрослого человека. В этом случае, растворение дает аудитории тот визуальный образ, что мальчик «медленно становится» мужчиной.

Автор: sdiz

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля