Как устроить фестиваль?

в 10:22, , рубрики: 404fest, IT-образование, Блог компании Turbomilk, Веб-разработка, конференции, самара, Учебный процесс в IT, фестивали, метки: , , , ,

Вообще я работаю дизайнером и обычно делаю доклады про дизайн или про UX. Но этот доклад особенный, я хочу рассказать про то, как сделать своё собственное роскошное it-мероприятие. Доклад основан на реальных событиях и личном опыте организации Фестиваля 404.

404fest-habr.001

Изначально, это был восторженный доклад как все здорово, легко и просто. Что-то вроде того: выйдите в чистое поле, воткните в землю лопату, на следующий день из черенка вырастит красивый большой дуб. Так же и с конференциями — все получается легко и просто. Но! Весной этого года, мы попробовали сделать в Самаре конференцию про электронную торговлю ProfitFest и полностью провалились. Я буду вспоминать и этот опыт, поэтому доклад стал в два раза полезнее.


Случилось так, что мы в своей Самаре стали проводить одно довольно заметное и необычное it-мероприятие даже по всероссийским меркам. Конечно же, это не было плодом хитрого замысла, а все произошло совершенно случайно. Уже прошло 5 фестивалей и интерес к мероприятию только растет.
404fest-habr.002

В прошлом году мы очень удивились обширной географии участников фестиваля. Что-то заставляет людей ехать за многие тысячи километров в Самару. Да, у нас хороший город, но, наверное, есть еще какие-то причины.
404fest-habr.004

Было сделано 70 докладов в 12 тематических секциях за два дня. Это очень-очень много. Но в этом году мы планируем 16 секций и более 100 выступлений!
404fest-habr.005

Если вы не были на фесте, то посмотрите вот это небольшое видео, чтобы проникнуться атмосферой:

Но все это появилось не само собой. Была целая череда событий, которые сделали фест реальностью.
404fest-habr.007

Шел далёкий 2007 год. В городе уже было много веб-студий и других it-компаний. Но все они были сами по себе. Почти никто не общался и не обменивался опытом. Только изредка собирались небольшие компании. Возникла идея сделать небольшой пикник для самарских веб-разработчиков. В социальных сетях был сделан анонс мероприятия…
404fest-habr.008

… наступило время встречи. Мы не поверили своим глазам: пришло около сотни человек! Некоторые участники специально приехали из соседних городов. Вместо того, чтобы пить пиво и общаться маленькими группами по интересам, получилась мини-конференция — каждая компания рассказала о себе. Было невероятно интересно. Стало понятно, что Самаре нужна it-конференция.
404fest-habr.009

В 2008 году ребята из компании Доминион решили организовать уже настоящую конференцию. Они арендовали залы в гостинице «Азимут», сделали сайт и придумали хитрое название «404: фестиваль не найден». В этот раз уже собралось более 200 человек, были проекторы и микрофоны.
404fest-habr.010

В 2009 году наша компания Турбомилк присоединилась к организации феста. Мы решились на отчаянный шаг — сделать все невероятно круто и провести мероприятие в только что построенном отеле Холидей Инн Самара. Нам повезло, что отель пошел нам на встречу и мы не разорились на аренде. Плюс, у нас появились первые спонсоры. В этот раз фестиваль собрал 450 человек.
404fest-habr.011

Перейдем к основам — без участников любое мероприятие не имеет смысла. Кто же приезжает к нам на фест?!
404fest-habr.012

Мы проанализировали состав участников 404фест и поняли, что это очень разные люди. Как видите, мы далеко ушли от изначальной конференции веб-разработчиков. Теперь позиционируем фест как «фестиваль деятелей интернета».
404fest-habr.013
Кстати, главной причиной провала ProfitFest стало то, что мы очень сильно обрезали потенциальную целевую аудиторию. В Самаре активно занимаются интернет-магазинами не более двух десятков человек, а мы задумали конференцию на 450 участников! Конечно же, нас ждал провал. Но тогда мы об этом как-то не подумали и понадеялись на чудо.

Статистика количества участников Фестиваля 404 по годам. Наверное, мы могли бы собрать и больше, но есть ограничение по площадке. (нам даже приходилось закрывать регистрацию) Хотя, в этом году в Холидей Инн достроили еще один зал на 300 человек и мы ожидаем 1000 участников.
404fest-habr.014

Очень важно выбрать правильную дату проведения мероприятия. Это особая магия!
404fest-habr.015

Мы проводим Фестиваль 404 в выходные в начале октября. В это время в Самаре очень хорошо и красиво — приятная теплая осень. Фестиваль идет в субботу-воскресенье, но многие приезжают в пятницу и остаются до понедельника. Интересный факт: организаторы других конференций связываются с нами заранее, чтобы узнать когда точно будет фест, чтобы мероприятия не наложились друг на друга.
404fest-habr.016
Вернемся опять к ProfitFest. Большой нашей ошибкой стало то, что мы решили проводить фест в конце июня. Два выходных дня летом идут на вес золота! И не все готовы тратить их на работу.

Выбор места — это тоже очень важно. От этого зависит насколько комфортно будут чувствовать себя участники и какие впечатления у них останутся.
404fest-habr.017

Мы проводим фест в одном из лучших отелей Самары. Основное преимущество: там есть большой и удобный бизнес-центр с несколькими залами. Очень удобно жить в том же месте, где проходит мероприятие. Дополнительное преимущество: отель расположен на берегу Волги в историческом центре Самары, можно погулять и посмотреть город. Но есть и обратная сторона: аренда, кофебрейки, обеды — все это очень дорого.
404fest-habr.018

Расскажу чуть больше почему мы выбрали Холидей Инн. Раньше было принято проводить мероприятия в актовых залах институтов или других государственных учреждений. Плохая мебель, душные помещения, облезлые стены— все это было стандартным антуражем большинства конференций.
404fest-habr.019

В 2009 году мне повезло побывать на конференции MIX в Лас Вегасе, которую устраивала компания Microsoft. Старожилы Хабра могут помнить мои фото-отчеты в прямом эфире (первый, второй). Меня тогда удивило насколько сильно все это отличалось от конференций на которых мне приходилось бывать. Это было интересно, полезно и при этом не уныло. Докладчики шутили, делали интересные презентации, было много кулуарного общения. А еще каждый вечер были афтерпати в лучших клубах Лас Вегаса. Тогда я решил, что нам в Самаре тоже нужно такое!
404fest-habr.020

Первый раз делать фестиваль в Холидее было очень страшно. Все там казалось очень дорогим и недоступным. Тогда веб-разработчики в большинстве своем были людьми скромными и небогатыми. Но кстати, поделюсь наблюдением — с каждым годом люди из нашей индустрии становятся все более состоятельными. Сейчас хорошая гостиница многими воспринимается как нечто совершенно обычное.
404fest-habr.021

Программа — это еще важнее, чем дата и место проведения. Именно она влияет на принятие решения об участие в конференции.
404fest-habr.023

Есть много подходов к формированию программы. Плюс, я даже не уверен, что мы делаем все правильно, когда решаем кто и про что будет рассказывать на 404фест. Вот список докладов этого года — в основном там то, что интересно организаторам феста. Это и хорошо и плохо одновременно.

Расскажу какая система у нас. Мы заранее договариваемся с крутыми людьми из индустрии и просим их быть организаторами секций. С этого момента они становятся главными в своей секции и сами принимают решение кого приглашать выступать. Таким образом мы убиваем много зайцев — получаем крутые доклады и снимаем с себя часть организационной работы. Важный момент — набрать не тех, кто очень хочет выступать, а тех кто это умеет делать интересно и полезно. Нужно заранее изучить докладчика и посмотреть его доклады на других конференциях.
404fest-habr.024

Фестиваль 404 уже четыре года является платным. Изначально мы ввели плату для того, чтобы отфильтровать странных людей, которые приходили на фест просто потусоваться и бесплатно попить кофе с бутербродом. Потом цена за участие начала расти вместе с расходами на организацию. По моему мнению, цена за участие не слишком большая, но нам нужно заранее объяснить людям что хорошего будет на фесте.
404fest-habr.025

Чтобы все получилось, желательно достичь эффект «снежного кома». Это когда кто-то решается к нам приехать, зовет своих друзей, они зовут своих друзей. Потом получается так, что «вся тусовка у нас»! Ведь кроме образовательной и нетворкинг составляющих, многие приезжают, чтобы увидеть своих друзей из других городов.
404fest-habr.026

Я не считаю себя профессионалом в продвижении. Мы используем достаточно стандартные каналы. Чисто на рекламу мы денег почти не тратим, а предпочитаем вкладываться в крутых спикеров. Но иной раз нам не хватает сил и умения правильно представить спикеров аудитории, объснить чем будет интересен тот или иной доклад. Будем работать над этим.
404fest-habr.027

Главный инструмент — сайт фестиваля. Он должен отвечать на простые вопросы: что будет, когда, расписание докладов и прочее. Хороший сайт конференции сделать невероятно трудно. На картинке показан прошлогодний сайт, а вот тут вы можете посмотреть нынешний. Он намного лучше прежнего, но мы еще пока очень-очень далеки от идеала.
404fest-habr.028

Одной из фишек Фестиваля 404 является наличие талисмана — Зайца Несудьбы. Не буду подробно про него рассказывать, если вам интересно пост в блоге: Как мы придумывали и рисовали талисман Фестиваля 404. Заяц реально работает! Да, возможно, некоторых он отпугивает своей несерьезность. Да, возможно, некоторым трудно объяснить начальству почему они едут в командировку на мероприятие с зайчиком. :)
404fest-habr.030

Итак. Вы все организовали и подготовили. Но рано опускать руки! Мероприятие еще нужно провести.
404fest-habr.034

Самое главное, конечно, доклады. Следите за тем, чтобы все оборудование работало. Чтобы доклады вовремя начинались и заканчивались. Чтобы в залах не было жарко или холодно. Чтобы внешний шум не мешал спикерам.
404fest-habr.035

Но параллельно докладам можно делать всякие разные забавные штуки. На больших конференциях хорошо работают теги в твиттере. Наш тег #404fest — по нему совершенно незнакомые люди могут обсудить доклад или поделится какой-то полезной информацией. Убедитесь, что все участники знают какой у вашего мероприятия тег, чтобы не было путаницы.
404fest-habr.036

У нас есть большой трехметровый заяц с которым все фотографируются и постят фоточки в инстраграм.
404fest-habr.037

Очень важны активности в холле. Например, компания Доминион придумала фото-будку где все фотографируются в странной одежде на фоне ковра.
404fest-habr.038

В прошлом году Илья Бирман и Кураж Бамбей придумали сделать музыкальную зону, где учили всех желающих сочинять музыку на мобильных устройствах. Многим это понравилось и в этом году будет что-то подобное.
404fest-habr.039

После конференции всем всегда хочется «продолжения банкета», чтобы познакомиться с новыми людьми и пообщаться. Для этого мы организуем в ресторане афтерпати с угощениями и культурной программой. Некоторые считают, что наша афтерпати — важнее, чем фестиваль. :)
404fest-habr.040

Подведем итоги.
404fest-habr.041

Старайтесь начинать с чего-то малого. Делать что-то большое сразу — крайне рисковано. Но если у вас получится, то вам это обязательно понравится. Кстати, мы начинаем готовить фест за пол-года.
404fest-habr.042

Спасибо за внимание! Надеюсь, что моя презентация была полезна. С удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях.
404fest-habr.043

Пользуюсь случаем, приглашаю вас в Самару на Фестиваль 404, который пройдет 12-13 октября 2013 года.

Автор: kortunov

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля