Как создавать работающие правила и инструкции, не наживая себе врагов

в 9:56, , рубрики: Блог компании Сервер Молл, взаимодействие с пользователями, инструкции, правила, системное администрирование

Как создавать работающие правила и инструкции, не наживая себе врагов - 1 Разбавим череду сугубо технических материалов вопросом борьбы с пользовательским противодействием. Если ваши инструкции тоже читают невнимательно и не следуют банальным правилам информационной гигиены, то обязательно присоединяйтесь к обсуждению.

Нет такого системного администратора, которому не приходилось бы разрабатывать инструкции по использованию корпоративных систем и участвовать во внедрении местной ИТ-политики. Но стремления упорядочить работу пользователей и избежать массы проблем для администратора порой наталкиваются на стену непонимания и молчаливого (или бурного) протеста. Инструкции читаются редко, а исполняются еще реже. Сотрудники используют анонимайзеры для обхода блокировок социальных сетей, наклеивают на монитор стикеры с паролями и в остальном делают по-своему.

В этой статье я собрал весь опыт коллег из Сервер Молл по работе с пользователями и заказчиками, а также собственный набор "граблей в саду”.

Было бы просто отлично, если бы вы не только нашли для себя несколько полезных советов, но и поделились собственным опытом в комментариях.

Почему нас не слушают

Когда разрабатываем очередной регламент или инструкцию, мы хотим, чтобы читающий сделал так и никак иначе. Но одного этого желания недостаточно, и наши рекомендации с требованиями либо вовсе не выполняют, либо делают это кое-как.

Разберемся в причинах:

  • Никто не любит исполнять чужую волю. Мы преследуем собственные интересы и не любим, когда нас вынуждают действовать в чужих.
  • Непонятное опасно и его лучше избегать. Так мозг воспринимает то, что не может сходу понять. Здесь речь идет о любой не знакомой пользователю программеустройстведействии;
  • Читать гору запутанного текста лениво и долго. Это как читать ипотечный договор – никакого энтузиазма;
  • Автор правила или инструкции считает себя лучше читателя. Высокомерие в том или ином виде прекрасно ощущается при прочтении и формирует ИТ-подразделению негативный имидж.

Печаль состоит в том, что сразу все пункты вы не исключите, так как мы живем не в идеальном сферическом мире. К тому же, корпоративные системы редко вписываются в хрустальные рамки лучших мировых практик.

Как гнуть свою линию

Надеюсь, вы не предпочитаете телесные наказания и штрафы всему остальному, поэтому поговорим о конструктивных методиках убеждения пользователя. Перечисленные советы подходят как для инструкций, так и для внутренних правил компании. Если конечно последние разработаны не с целью выписать больше штрафов и “оптимизировать” фонд заработной платы.

Переходите от общего блага к личной пользе

Угрозы карами и штрафами не так эффективны, как рассказ о том, что пользователь получит или не получит для себя лично. Людям значительно легче что-либо делать с выгодой для себя.

К примеру, вот так можно объяснить настоятельную рекомендацию не открывать подозрительные вложения в почте:

В таком письме очень вероятно встретить вирус, который в состоянии остановить вашу работу на несколько дней. Помимо не выполненных задач и упущенных возможностей, вы потеряете личные файлы, музыку и даже картинку рабочего стола

Согласитесь, гораздо лучше типичного примера:

Сотрудникам запрещается открывать электронные сообщения от неизвестных отправителей, так как это может привести к заражению вирусом

Упростите жизнь пользователю везде, где это возможно

Хороший администратор – ленивый администратор. Но это не означает, что нововведение нужно сделать максимально необременительно для ИТ-отдела. К примеру, внедряя в компании CRM или новую почту, не поленитесь подружить их с Active Directory и местной телефонией. Тогда не придется писать инструкции по получению целой связки учетных записей, вести отдельные каталоги сотрудников и их телефонов.

Сразу вспоминается личный опыт работы в одной крупной международной компании, где новый сотрудник должен был получить более 5 учетных записей для использования всех корпоративных инструментов. Среди них был доменный аккаунт, вход в CRM, мессенджер, телефония и еще по мелочи. Но все это было бы просто досадным неудобством, если бы каждая из этих систем хотя бы знала о существовании соседей и не требовала дублировать одно и то же в нескольких местах

Если что-то можно автоматизировать и сделать прозрачным для пользователя – сделайте это! Усилия обязательно окупятся.

Не скатывайтесь к основам ядерной физики

Для инженера нет ничего особенного во фразе “войти в домен со своим e-mail”, но представьте, что кто-то говорит это вашей маме.

Как создавать работающие правила и инструкции, не наживая себе врагов - 2

Изображение взято с ivit.pro

Объяснять стоит как можно доступнее и с использованием простых бытовых примеров.

Никому не передавайте пароль от компьютера. Это как ключи от автомобиля – если оставить их на столе, то кто-то возьмет вашу ласточку покататься, а штрафы и полученные царапины придется оплачивать вам

Помните, что неумение донести сложную мысль простыми словами говорит о том, что рассказчик сам плохо разобрался.

Если можно не писать текст – не пишите

Используйте вместо букв наглядные картинки, блок-схемы и диаграммы. Огромная простыня текста в лучших государственных традициях способна отпугнуть даже самого усидчивого менеджера по работе с бумажками. Такая инструкция или регламент просто будет откладываться до последнего, без какой-либо пользы для дела.

К примеру, вот как компания АСП изобразила работу со своей учетной системой контроля продажи спиртных напитков (ЕГАИС):

Как создавать работающие правила и инструкции, не наживая себе врагов - 3

Блок-схема в полном размере

Теперь представьте все это в формате инструкции с длинным списком действий и вариациями на тему GO TO.Блок-схема позволила объяснить все это лаконично, наглядно и однозначно.

Большая часть людей на планете – визуалы, так что графики много не бывает. Кроме того, при активном использовании графического представления можно реже писать текст. Это большой плюс, если только вы не графоман.

Никакого высокомерия и пренебрежения

Эти свойства общения прекрасно видны в тексте. Помимо плохой кармы, автор сходу получит негативный настрой пользователя к своей инициативе. Переломить такое предвзятое отношение впоследствии будет тяжело.

Для операторов call-центра есть действенная методика продемонстрировать открытость и дружелюбие собеседнику на том конце провода. Нужно просто улыбаться во время разговора, потому что улыбка меняет интонацию и тембр голоса. Собеседник это слышит и различает на подсознательном уровне. Нечто похожее можно провернуть и с текстом. Достаточно представлять себе, что вы пишете для друга или хорошего знакомого. Общение на равных – основа любых переговоров и продаж. А что такое ИТ-правила, как не продажа своих идей и пожеланий широкой аудитории?

Разработчики “Танков” применяют тестирование. И вы тоже так делайте

Внутреннее тестирование новой ERP-системы или складской базы позволит пользователям в некоторой степени участвовать в выборе. А если участвуешь в принятии решения, то и сам встаешь на его сторону.

Похожий пример используют и в крупных проектах. Например, сотовый оператор Yota построила услугу по модели конструктора. Есть портал, где пользователи высказываются на тему грядущих и уже внедренных услуг. К некоторым пожеланиям оператор даже прислушивается. В результате вы как будто получаете персональный продукт, к созданию которого приложили руку. Критиковать “свое” уже не так просто.

В практике Сервер Молл хорошо показали себя сценарии внедрения нового продукта, когда альфа-тестирование проходило на группе добровольцев из коллектива. В результате был не только выбран удобный пользователю продукт, но и собрана команда лояльных “тестировщиков”.

Постарайтесь не допускать бессмысленных инициатив

Даже если сверху предложили закрыть все социальные сети, новости и прочее отвлекающее от работы, не стоит тут же бежать к прокси-серверу. Ведь вы не просто “компьютерщик”, а специалист ИТ-сферы и от вас ждут рекомендаций относительно информационных систем и использования Интернет.

Те же социальные сети активно используются в продажах и позволяют сотрудникам “переключаться”. Без такого переключения эффективность работы падает уже в середине дня. Помните, что люди все равно найдут способ обойти чересчур навязчивые и непонятные преграды, так зачем растить негатив и занимать оборону?

Расскажите в комментариях, какими приемами вы пользуетесь для достижения служебных целей и как работаете с негативом от непопулярных мер.

Автор: Сервер Молл

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля