GTD / [Из песочницы] Единое рабочее пространство для дома и офиса

Данная статья или даже заметка вряд ли поможет многим опытным пользователям, но возможно натолкнет кого-то на переосмысление своего рабочего пространства и экономии своего времени. Большая часть решений широко и часто используется многими для решения повседневных задач, но меня очень обрадовал результат применения этих решений, слитых воедино, для организации своего рабочего места, хотя не обошлось и без минусов. Итак, начну.

Задача

Есть стационарный компьютер в офисе, стационарный компьютер дома, ноутбук и телефон на Android. Необходимо иметь некое единое рабочее пространство дома, в офисе и на телефоне со следующими условиями:

• максимально возможное использование открытого ПО, но под Windows;
• доступ к рабочим столам на всех компьютеров;
• мгновенная синхронизация рабочих данных между компьютерами;
• так как я временами занимаюсь программированием, необходимо чтобы рабочие проекты были доступны везде, включая среду запуска и среду разработки.
• общая почта и форма ее получения (со всеми метками);
• полная синхронизация задач и календаря в одной программе;
• учитывая все вышеперечисленное, нужно максимально избежать копи-паста и флешек.

Это все необходимо чтобы пересев с компьютера на компьютер не пришлось бы что-то копировать, проверять, переключать. Нужно просто сесть и продолжить работу, как будто я ходил попить или покурить.

Как я это все решил

Доступ к рабочим столам встроен в Windows и, казалось бы, в чем тут проблема. Но удаленный рабочий стол Windows мне лично не очень нравится и он не работает для Android (или я не нашел адекватного приложения). А хотелось бы иметь доступ к своим рабочим столам и с телефона. Тут мне на помощь пришел TeamViewer. Прост, удобен, бесплатен для частного использования, при создании учетной записи можно подключить к ней все свои компьютеры и даже закрыть их индивидуальными паролями. Как говорится простенько и со вкусом. Плюсом является и то, что обновленные версии клиента выходят чуть ли не каждый месяц. Серьезных минусов данной программы я для себя не обнаружил.

Мгновенная синхронизация данных на разных компьютерах увы не достижима. DropBox и SugarSync синхронизируют быстро, но не мгновенно. Подумав, я решил, что буду использовать обе эти программы. DropBox назначен на синхронизацию рабочих данных и распространен среди коллег. Теперь сводные таблицы в Excel можно смотреть всегда и везде и каждый может их редактировать. Единственный минус тут в том, что нельзя одновременно редактировать документы Microsoft Office, без появления «конфликтных» версий файлов, которые потом приходится «сливать» в единую рабочую версию, благо такое происходит крайне редко.
К тому же, я настроил рабочий сканер, чтобы он кидал отсканированные документы в DropBox и я теперь, даже сидя дома, могу попросить коллег отсканировать мне какой-либо документ, который есть только на бумаге и быстро его получить у себя дома. Без лишних писем и лишних телодвижений (электронные документы, разумеется, лучше кидать по электронной почте).
SugarSync принял на себя хранение личных данных и среды запуска, а в частности Denwer. Частой и особо быстрой синхронизации там не нужно, а места выдают больше. Таким образом я получил единый набор рабочих файлов на всех компьютерах и среду разработки, которую мне достаточно запустить на любой машине, чтобы начать или продолжить работу. Здесь тоже есть минус конфликтных версий файлов, но так как я пользуюсь SugarSync только для себя, то тут проблемы особой нет.
Я знаю что существует Google Docs и рабочие документы можно было бы разместить там, но к сожалению таких резких изменений коллеги бы не перенесли, они и к DropBox'у-то привыкали пару месяцев.

Теперь по почте, контактам, календарю и задачам.

Так как телефон на Android и тесно завязан с Google-сервисами, я решил плясать от них. Перенес все контакты на Google и наконец-то привел их в порядок, для дальнейшей синхронизации с почтовой программой и телефоном. Почтовый ящик на Gmail уже был и я решил полностью переехать на него. Настроил там сборщики почты для всех своих остальных ящиков и рассовываю письма по соответствующим папкам.

Что касается почтовой программы, которая должна была быть бесплатной, с хорошим функционалом и нормально работать под Windows 7 и ХР. Поискав по просторам интернета отобрал два кандидата на будущий любимый почтовик: Evolution и Thunderbird. Да простят меня любители Evolution, но мне он не понравился. Зато Thunderbird порадовал своими дополнениями, темами оформления, простотой и легкостью настроек.
Почту настроил по IMAP, что заняло буквально пару минут в Thunderbird и тут меня ждало множество приятных сюрпризов, о которых я только мечтал в Outlook. Пометка письма как прочтенного сразу во всех папках, цветовые маркеры для писем автоматически синхронизируются, общее удобство и настраиваемость интерфейса под себя и многое другое. Думаю многие уже знакомы с данной программой, так что ограничу мои радости.

Но не все так радужно оказалось с дружбой Google и Thunderbird. Для синхронизации контактов существует несколько дополнений и не все они гладко работают. Пока остановился на gContactSync, так как он синхронизирует контакты по максимуму, включая и дополнительные поля и поля с созданными мной названиями. Но, например, если у контакта есть несколько дат, то синхронизируется только одна, самая первая, что не совсем удобно. Практически тоже самое и с адресами электронной и обычной почты.

При помощи Lightning и Provider for Google Calendar настроил синхронизацию календаря от Google и выяснил, к своему ужасу, что он синхронизируется без задач. А задачи были нужны и, очень желательно, чтобы они были всегда синхронизированы между всеми компьютерами и телефоном. После яростного поиска в интернете нашел на Хабре статью «Кроссплатформенная синхронизация контактов, календаря и задач» написанную recky, где рассказывался подходящий способ. Так как с контактами и календарем уже все было нормально, то я воспользовался только советом по синхронизации задач через сайт Memotoo, на котором нашлось и дополнение для Thunderbird и в бесплатный пакет входит хранение 50 задач, что вполне удовлетворяет моим потребностям. Задачи я все равно завожу «чтобы не забыть» и после выполнения их удаляю, так что для меня это вполне нормальная цифра.

Оставалось настроить только напоминалки по датам и дням рождения в контактах. Дни рождения Google Calendar и так нормально подхватил сам, а вот дополнительные даты мероприятий и особых случаев в проигнорировал, так что пришлось создать в календаре некоторое количество повторяющихся задач, чтобы все нормально и вовремя напоминалось.

На этом и закончилась эта эпопея. Три компьютера теперь работают как единое целое и где бы я не находился, всегда могу продолжить работу именно с той точки, где остановился. Почтовые ящики показывают актуапьное состояние моих писем, рабочие файлы всегда под рукой и содержат последние изменения, программирование теперь не требует таскания с собой флешки и какого-либо копи-паста. И телефон стал гораздо более полезной штукой чем просто плеер-звонилка-фотоаппарат в одном флаконе. И все это, учитывая, что я часто работаю из дома, да и в доме часто пересаживаюсь с компьютера на компьютер (маленький ребенок на руках, приходится бегать), стало экономить мне массу времени и сил. Надеюсь, что и вам, хоть в чем-то, информация из этой статьи окажется полезной.

Автор: singlewolf