Самый лучший поисковик для вашей компании

в 6:21, , рубрики: Блог компании Супереон, корпоративная культура, корпоративная социальная сеть, Корпоративный портал, обмен сообщениями, поисковая оптимизация, Управление продуктом, управление проектами, Управление сообществом

Друзья, в черновиках эта статья было уже давно, дописать ее меня сподвигнул визит к клиенту, который опять не смог найти в SharePoint документы из каталога.

image

В моей рабочей практике был период в одной организации, когда я формально ничем не руководил, но боссы прощаться со мной не хотели. В это время я был менеджером по быстрому решению проблем. Задачи, которые другие решали бы за три дня, я решал за три часа. Босс вызывал меня, обрисовывал ситуацию, просил «мол, надо сегодня», и я делал. Потому что я уже знал, что и как работает в нашей компании и к кому по какому вопросу надо обратиться.

А как вы ищете информацию в вашей организации? Возможно, что так, как описано ниже. Если вы новый сотрудник – вы по любому новому вопросу спрашиваете своего начальника. Он начинает вам представлять новых людей. Если ему хватает терпения, то постепенно ваша контактная база растет. В какой-то момент наступает ситуация, что вы уже знаете всех ключевых людей, вы разобрались кто чем занимается, знаете, что у кого спрашивать. При возникновении вопроса связываетесь с нужным человеком и все у него узнаёте. С технической точки зрения это означает, что индексация вашего личного поисковика проводилась несколько месяцев или лет, индекс находится в вашей голове, и ищете вы в головах ваших коллег.

Что еще есть кроме личных контактов? Есть групповые e-mail рассылки. Вы задаете вопрос, вам приходит пара неудачных ответов, а потом два десятка писем типа «Перестаньте писать на всех!»

Еще в вашей организации есть несколько внутрикорпоративных порталов. Вы наверняка найдете там ответы на типовые вопросы, но столкнетесь со сложностями в нестандартной ситуации. И еще их поисковый индекс скорее всего не объединен (если у вас есть несколько порталов с общим поиском – напишите, пожалуйста, очень хочется узнать стоимость решения). Вот, например, у лидера ИТ индустрии Microsoft есть более 700(!) внутрикорпоративных порталов. Будучи сотрудником этой компании, в каком из них будете искать?

Еще есть форумы, но любой вопрос я там не задать не могу, потому что администраторы могут меня забанить, если я своим вопросом поломаю структурированную логику этого форума.

Так вот предлагаю интересную альтернативу. Если у вас есть Bitrix24, Jive, Yammer, DaOffice или IBM Connections, то они скорее всего работают на всю вашу организацию и там индексируется все, что делают люди в системе. Поиск происходит по содержимому переписки, группам, именам пользователей и тегам. По сути организация для вас становится плоской. Но еще замечательнее то, что в этих инструментах есть группы и в них есть люди. Поэтому поиск осуществляется в два этапа: 1) вы делаете запрос в окне поиска, и если этого недостаточно, то 2) делаете запрос в группу, которая была найдена по вашему запросу, даже еще не зная, кто конкретно вам могут ответить.

Вот пара примеров того, как поиск выглядит в сообществах Jive-х и Yammer.

Jive-x                     Yammer

Получается нечто похожее на нейронную сеть, близкое к тому, что происходит в мозге человека (спасибо Дмитрию Гарину за то, что в свое время этому надоумил).

Одну свою личную историю успеха такого поиска я уже однажды упоминал. Будучи сотрудником Microsoft, я смог найти нужного мне человека исключительно с помощью Yammer. Вот вам еще один хороший пример. В декабре я участвовал в открытом воркшопе по развитию Yammer для одной большой организации. Так вот они признали, что новый сотрудник признается своим только через три года работы в компании. Это время, которое требуется, чтобы человек разобрался и освоился в корпоративном окружении. И в одной из рабочих групп задача была сформулирована как «Yammer — год за три». Считаю, что это самая суперская миссия корпоративной социальной сети, которую я когда-либо встречал.

***

У предложенной поисковой системы есть ограничения.

Первое. По умолчанию, в корпоративной социальной сети все открыто. Возможно вы найдете в вашей организации то, что вам очень не понравится и лучше бы этого было и не знать. С этим бороться сложно. Возможно, вовремя надо понять, что поисковик ищет слишком много и не применять ее. Серьезно.

Второе. Корпоративная социальная сеть может выдавать столько информации, что запросто перегрузит пользователей. С этим бороться проще. Как и в электронной почте – в корпоративных социальных сетях реализованы средства, чтобы устоять перед натиском информации. Эти средства приняли следующие формы:

  • Фоллоувинг/друзья. Вы получаете в ленту сообщения только от тех пользователей, на которых подписались. И не подписываетесь на людей, на которых не хотите.
  • Подписки. Также можно подписаться на документы или обсуждения, в этом случае вы будете видеть их изменения. Полезно, когда идет совместная работа над каким-то важным документом.
  • Группы. Вы подписываетесь на определенные группы, по определенной теме, информационные потоки ограничены задачами и аудиторией группы. Обычно 10-15 групп – это предел того, что вам нужно.
  • Новостные фильтры. Специально заранее отобранные группы, люди и теги, по которым собирается информация. Например, news streams в Jive.

При этом остается еще одна нерешенная проблема. Вы не помните ключевые слова, по которым надо искать. Но это уже вопрос не к поисковой системе ))).

Владимир Иваница Facebook | LinkedIn

Автор: Супереон

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля