Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи

в 6:22, , рубрики: сделать завтра, тайм-менеджмент, таймменеджмент, управление, управление персоналом, Управление продуктом, управление проектами, управление разработкой, фриланс, Читальный зал, эффективность

Поговорим немного об управлении временем. Об этом много пишут, но это как раз говорит о том, что тема очень востребована и полезна. Статья объединяет в себе методики Стивена Кови и Марка Форстера. Эти две методики оказались безумно полезными и на удивление эффективными. Пригодятся всем, кто ощущает завал делами и не успевает жить.

Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи - 1

Режим дня в целом

Раннее утро лучше всего подходит для умственной деятельности. Причём, не просто раннее, а очень раннее: в 4 утра. В восточной философии это время называется брахма-мухурта. Мудрые люди с востока говорят, что нет сов: есть только неправильные жаворонки.
Если нужно что-то изучить или что-то написать, не отвлекаясь ни на что внешнее, — это самое подходящее время. Ум в это время очень хорошо работает и позволяет заниматься текущей инициативой: изучением языков, собственным IT-проектом, написанием книги и т.д.

Что нужно, чтобы встать вовремя? Ранний подъём начинается вечером и он состоит из трёх пунктов:

  • не обжираться на ночь (особенно зерновых);
  • спланировать завтрашний день: чем вы будете заниматься утром и ЗАЧЕМ вам вставать;
  • лечь вовремя; во сколько — это индивидуально, но 7 часов сна обычно достаточно.

Какие у нас есть дела?

Если вы читали книгу Стивена Кови про «7 навыков высокоэффективных людей», вы можете знать, что есть четыре вида дел, которые у нас появляются. Они разделяются по двум параметрам: важность и срочность.

Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи - 2

Неважные дела
Жизнь может растрачиваться по мелочам. Например, вам звонит родственник и говорит, что ему нужно срочно сделать интернет-магазин алтайского мёда. Это неважное и, в реальности, несрочное дело. Такие дела мы не делаем. Смело отказывайтесь от таких предложений.
Вам приходит письмо с предложением пройти тестирование IQ со скидкой 20% в течение трёх часов. Предложение ограничено. Это относится к срочным и неважным делам и ими можно не заниматься. Туда же относится звонок жены с просьбой срочно отвезти её на работу, потому что там всё сломалось. Делегируйте это дело таксисту.
Когда я немножко работал в «Деловых линиях», там продукт-менеджер ежедневно выполняла SQL-запрос, сохраняла его в CSV-файле и отправляла по почте. Для этой девушки сия задача была не нужна и не важна, но являлась срочной. Глядя на рисунок, напрашивается решение: автоматизировать. И действительно, когда мне поручили это дело, я за несколько дней автоматизировал весь процесс и более он меня не отвлекал и делался через шедулер виндовса.

Важные дела
Тем, у кого есть автомобиль знакома ситуация, когда он ломается. В большинстве случаев, этому предшествуют какие-то признаки. Например, застучало в правом колесе. Мы можем не обращать на это внимание, либо тут же съездить и починить. На начальной стадии дело починки подвески относится к важным и несрочным: машина ездит и на скорость поломка не влияет. Однако, рано или поздно, эта поломка перетекает в более серьёзную и блокирует езду на машине. Дело превращается в важное и срочное.
Ещё пример: будучи старшим программистом вы можете делать всё самостоятельно. Качество кода на высшем уровне и всё отлично работает. Но при этом, вы не сможете заниматься по-настоящему интересными задачами. Важное и несрочное дело — подготовить пару молодых стажёров. Если вы этого не сделаете, — это приведёт к появлению важного и срочного дела: найти квалифицированного человека на поддержку проекта, потому что вам нужно заниматься другим, более ответственным делом.

Общее правило такое: неважные дела мы не делаем вообще или делегируем. Избавляемся от них максимально. Важные и срочные мы разгребаем и не допускаем их появления. Важные и несрочные мы делаем в первую очередь. Выделяйте на них по нескольку часов в день. К ним относится повышение профессионального уровня, участие в воспитании детей, семейный отдых, отпуск и участие в общественной жизни.

Замечательный ролик со Стивеном Кови на эту тему:

Как избавиться от мелких дел?

Есть книга Марка Форстера, под названием «To it tomorrow». И автор говорит в ней о том, что первое, что нужно сделать, — это остановиться и сгрести все накопившиеся дела в одну кучу. Часть из них можно вообще не делать, часть делегировать и часть сделать самостоятельно, если избавиться от них никак не получается. Но основная задача — максимально выкинуть. В то время, как вы избавляетесь от накопившихся дел не принимаете никаких новых: возьмите выходной, отпуск, отключите телефон и всё разгребите.

Буфер: сделать завтра

Когда в обычном режиме к нам прилетает какое-то дело, — мы склонны его выполнять немедленно. Ну или, если не выполнять, то, как минимум внимательно на него посмотреть. Коллега скинул ссылку в скайп и на пять минут мы залипли. Тётя Ася приехала, показала белый порошок и нам опять не до работы. Жена звонит и говорит, что вам очень нужно сходить на родительское собрание, т.к. нужно выровнять и выстроить учителей, чтобы они в конце концов поняли, что ваш ребёнок вегетарианец.

Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи - 3

Марк Форстер говорит, что нужно сделать буфер, в который будут поступать все задачи. Буфер называется «завтра». Что бы вам не прилетело в течение сегодняшнего дня, вы отправляете это дело в расписание завтрашнего дня (или вообще не принимаете, если оно не важное).
Подходит коллега и говорит, что нужно отправить отчёт. — Хорошо, завтра.
Звонит жена, нужно купить билеты. — Да, завтра куплю.
Клиент хочет изменить контакты в шапке сайта. — Завтра всё поменяем.

Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи - 4

Таким образом у вас копятся задачи на завтра, а сегодня вы занимаетесь теми задачами, которые были спланированы вчера. Иногда бывает, что за завтра вы не успеете выполнить всё и задачи перенесутся на послезавтра и т.д. Это значит, что вы занимаетесь не своей работой. Об этом чуть позже.
Следует строго-настрого запомнить, что список дел на сегодня — это закрытый список. Если ваш сегодняшний день уже спланирован, — не нужно туда ничего дописывать: пишите на завтра. Бывают, конечно, случаи, когда действительно что-то случилось и что-то нужно сделать очень срочно. Авария, трагедия, ураган… Тут, конечно вся приоретизация ломается и нужно сделать то что нужно. Но в целом, список на завтра должен оставаться закрытым.

Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи - 5

Можно ли отправлять задачи на послезавтра? Да, конечно можно. Просто минимальный буфер — это завтра. У вас могут быть задачи, которые нужно сделать в определённый день, это вполне нормально.
Можно ли планировать на неделю? Стивен Кови говорит, что можно и нужно. А как это сопоставить с системой «Do it tomorrow»? —Планируйте неделю не впритык. По одному-два важных дела на каждый день недели достаточно. Остальные прилетят сами. Если между вашими недельными делами будут достаточные промежутки, вы сможете без напряга вставить в график на завтра ещё пару дел.

Текущая инициатива

Форстер вводит понятие «текущей инициативы». Это то что вы делаете ежедневно. Например, пилите какой-то полезный проект или занимаетесь испанским языком. Скорее всего, ставить конкретные задачи на такие проекты у вас не получится и нужно просто вписывать в план пункт «испанский язык». Он будет повторяться изо дня в день и вам будет приятно отмечать его как сделанный, а это, между прочим, очень приятный стимул, поддерживающий систему.

Своя и чужая работа

Если у вас случаются завалы даже по системе Кови-Форстера, — значит вы занимаетесь не своей работой. Вот, как отличить свою работу от чужой:

Своя работа Чужая работа
Двигает вперёд ваш бизнес или карьеру Отвлекает от задач, двигающих ваш бизнес или карьеру вперёд
Та, за которую вам платят Та, за которую вам не платят
Приносит заметную пользу Не приносит заметной пользы
Использует ваши навыки на полную катушку Использует ваши навыки в полсилы
Выводит из зоны комфорта Оставляет в зоне комфорта
Бросает вызов Проста
Та, которую можете сделать только вы Та, которую может сделать кто угодно

Табличка отсюда: http://artgorbunov.ru/bb/soviet/20140320/
Если я, будучи руководителем студии начну рисовать иконки или наполнять клиентский сайт контентом, — это будет вредно для бизнеса. Конечно, я справлюсь, однако, это те задачи, которые можно и нужно делегировать. Это не моя работа. Сосредоточьтесь на задачах, которые реально можете сделать только вы.

Инструменты

Технически проще всего писать в блокноте. Это вполне нормально, но для меня тяжеловато. Блокнот нужно носить с собой, не забывать в него записывать и не забывать в него смотреть. Так что лично мне гораздо удобнее пользоваться телефоном и компом. Мой арсенал такой:

  • Google-календарь для дел с конкретным временем. Туда идут встречи, мероприятия, походы в кино, дни рождения и т.д.
  • Trello. Создал доску, подключил к ней календарь и в календаре планирую дела на завтра. Дополнительно, дела сгруппированы по разделам: личные, работа, общество, друзья. Всё как завещал Стивен Кови.

Сделать завтра. Как не тратить время на мелочи - 6

Если у кого-то есть другие хорошие инструменты, — поделитесь, пожалуйста, в комментариях. Это всегда очень интересно. Могу сказать, что я ещё перепробовал WeekPlan и Zendone, но остановился на trello.

Думаю, этого достаточно для того, чтобы жить спокойно и без авралов. Методика не претендует на истинность в последней инстанции, однако, она точно работает. Главное следовать, а не просто знать о ней.

Лирика: у Игоря Талькова-младшего есть хорошая песня об управлении временем: www.youtube.com/watch?v=0tVOgVoYr9A

Всем счастья и божественной любви =)

Автор: navff

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля